Presentaciones eficaces: el reto del millón de euros

Imagínatelo: estás preparando una presentación, y le estás dando vueltas. ¿Cómo lo hago? ¿Qué cuento? ¿Qué ideas, qué ejemplos, qué imágenes, qué gráficos?

Entonces llega alguien, y te dice: “Te ofrezco un millón de euros, pero con una condición: cuando acabe tu presentación, escogeré a cinco personas de tu audiencia y les pediré que me digan cuáles eran tus tres ideas clave. Si responden correctamente, el dinero es tuyo”.

¿Cómo sería tu presentación si te ofreciesen este reto? Seguro que te dejas de florituras, y vas mucho más al grano. Seguro que defines los mensajes de forma clara y concisa. Y te encargarás de machacarlos una y otra vez para que queden bien claritos. ¿A que sí?

Una presentación es eficaz cuando consigue transmitir un mensaje de forma clara y contundente. Cuando la gente que la escucha se lleva a casa, al terminar, unas pocas ideas clave. ¿De qué narices sirve si no la presentación? De nada.

Por lo tanto, a la hora de plantear cualquier presentación, la pregunta principal es: ¿qué tres cosas quiero que mi audiencia se lleve sí o sí?. A partir de ahí ya vendrá la estructura, el diseño, las imágenes, el storytelling y lo que queramos. Pero siempre subordinados a esas ideas clave que nos obsesiona transmitir… como si nos jugásemos un millón de euros.

PD.- Esta idea la leí en un artículo de Joey Asher en FastCompany, y me encantó. Joey Ascher es el presidente de Speechworks

La clave para hablar en público

Comunicación eficaz

En la entrevista que hice hace unas semanas a Gonzalo Álvarez Marañón, entre las muchas cosas de las que hablamos, surgió esta reflexión que se me quedó dando vueltas respecto a una de las claves para hablar en público. O para comunicar, en términos generales.

Decía Gonzalo que la comunicación eficaz se produce cuando acertamos con el “sweet spot”, esa intersección entre dos cosas: lo que a ti te apasiona contar y lo que les aporta valor a quienes te escuchan.

La primera parte es fundamental. Si lo que vas a contar no te interesa a ti… ¿cómo narices pretendes interesar a otros? Puede parecer algo de perogrullo, pero si lo piensas bien… ¿cuántas veces tienes la sensación de que el que da una charla lo hace “por compromiso”, “porque le ha tocado”? De hecho, ¿cuántas veces te ha pasado a ti? Que te has visto medio obligado a preparar una charla de algo que en realidad te ilusiona más bien poco… Así que el primer paso es ser un poquito autocríticos y selectivos. Decir NO a la idea de dar una charla “por compromiso”, y solo subirse a un escenario (o hacer una entrevista, o colgar un vídeo en youtube o escribir un post…) cuando realmente tengas ganas de contar tus ideas.

Pero claro, eso hay que combinarlo con la otra parte. Porque esto no va de “gustarse a uno mismo”. Si comunicas no es por ti, si no por los demás. Si no les aportas ningún valor, es como si no hubieras hecho nada. Tiempo perdido, una bala desperdiciada. Así que hay que esforzarse por ponerse en el lugar del otro (aquello de “conoce a tu audiencia”), y pensar qué puedes ofrecerles tú que les aporte valor. Ahí es donde está la clave.

Sobre eso, entonces sí, puedes construir. Pensar en el diseño de tus diapositivas, en tu lenguaje no verbal, el storytelling, la apertura y el cierre, y otros tantos elementos “tácticos” que harán mejor tu comunicación. Pero no olvides que el alma, los cimientos, lo que va realmente a marcar la diferencia… es esa intersección entre tu pasión y el valor que recibe quien te escucha.

Me encanta que los planes salgan bien

¿Qué tal funcionó mi charla del otro día? Bueno, recibí reacciones positivas tanto en directo como en la red, pero asumo que eso no es significativo. Seguro que también hubo a quien no le convenciera, y no dijo nada (tampoco me tiraron tomates, eso es verdad). Yo desde luego estoy satisfecho, como siempre pensando en cómo hacerlo mejor la próxima vez. Pero hay algo de lo que estoy seguro: salió exactamente como estaba previsto que saliese.

Seguí el guión que tenía planificado. No divagué, ni me perdí, ni me dejé ningún punto relevante en el tintero. Encajé un par de chascarrillos. En definitiva, trasladé el mensaje que quería trasladar, y me ceñí rigurosamente al tiempo previsto, sin tener que hablar deprisa, ni saltarme ningún trozo, sin dar vueltas en bucle para ganar unos segundos porque me hubiese quedado corto.

¿Casualidad? No. Tampoco talento. Simple preparación, algo que está al alcance de cualquiera.

Hace semanas que empecé a pensar “qué quería contar“, cuál era la idea principal que quería transmitir y cómo montar el hilo argumental que me permitiera darle soporte. Porque de eso se trata, uno se sube a un escenario para contar algo. Sobre esa base he ido profundizando, afinando el discurso, añadiendo un poco de aquí y quitando un poco de allá, buscando datos y anécdotas, intentando darle equilibrio, coherencia y sentido.

En paralelo he ido trabajando el aspecto gráfico de la presentación: sencillo pero aparente, visual, coherente con el discurso. Lejos de las “plantillas estándar”, cuidando un poco los detalles. Aplicando algunos criterios básicos de diseño que no cuestan nada.

Muchos días antes recibí las instrucciones de la organización: 20 minutos, 11 slides, una plantilla estándar. Contrasté con ellos si el asunto de la plantilla era “negociable”. Lo era, así que pude seguir con mi plan original. Si no lo hubiera sido, hubiese tenido tiempo más que de sobra para adaptarme, nada de sorpresas de última hora. La restricción de minutos y slides sí me hizo aligerar la charla, y busqué cómo hacerlo manteniendo el espíritu y la lógica argumental; algo más sencillo cuando la diseñas “de arriba abajo”, puedes eliminar niveles de detalle manteniendo los grandes bloques.

Pasé la charla a dos o tres personas de confianza, para que me dieran su feedback. Incluso pregunté en twitter por un par de matices, a ver qué tal sonaban. Cambié un par de cosas en función de las aportaciones recibidas; es algo que me cuesta en general, pero cuatro ojos ven más que dos, y alguien “de fuera” puede ver tu trabajo con más claridad que tú mismo.

Y ensayé. Cogí la presentación, y la recité durante varios días, varias veces en mi cabeza, otras más en voz alta. Primero leyendo, luego siguiendo de memoria. Midiendo tiempos, siendo consistente en lo que contaba y en cómo lo contaba, asegurando que siempre tardaba más o menos lo mismo en cada bloque y, por extensión, en el total. Tomando referencias que me permitiesen saber, en vivo y en directo, si iba ajustado o no y corregir si fuese necesario.

La presentación la envié a la organización con varios días de antelación a la fecha límite. No había lugar a cambios de última hora, ni a volverles locos. El trabajo ya era de puro repaso, y así fueron los últimos días: asegurarse de que todo estaba en mi cabeza y que salía con fluidez. Incluso durante el viaje pude repasar mentalmente el hilo otro par de veces.

Y llega el momento de subirse al escenario. Y claro, hay nervios, porque da igual las veces que lo hayas hecho un auditorio con decenas de personas impone respeto. Pero empiezas a contar lo que has contado ya tantas veces en tu cabeza, y entras casi en “modo automático”. Y mientras hablas, como lo tienes automatizado, tienes tiempo para ver reacciones, para controlar el tiempo, para meter una pequeña improvisación. Y miras al reloj y ves que vas justo sobre el timing previsto. Y llegas al final y ves que quedan 30 segundos, los justos para hacer el cierre. Y después de un par de preguntas, te bajas satisfecho pensando que has hecho justo lo que querías hacer.

Habrá quien piense que “menudo repelente”, que qué asco doy :D. No podría importarme menos. Para mí era importante que saliese bien, por prurito profesional y por respeto a quienes me van a escuchar. Y por eso le dediqué tiempo y cariño a la preparación. No quería, en una presentación de 20 minutos, excederme 10 o quedarme 5 por debajo. No quería dejar cojo el argumento porque me olvidase de algo. No quería hacer una presentación frankenstein a última hora, mientras iba en el tren. No quería hablar muy rápido y atropellando ideas porque intentas meter en 20 minutos una presentación diseñada para 50. No quería amontonar texto en una diapositiva para que todo encajase. Simplemente, quería que saliese bien.

Decía Bill Walsh que, con la adecuada preparación, “score takes care of itself”. La mayor parte en esa preparación no hay magia, ni talento especial, ni herramientas maravillosas… solo diligencia. Woody Allen lo expresa diciendo “80% of success is showing up”. Las cosas pueden salir mejor o peor, pero que no sea porque tú no has hecho tu parte.

¡Simplifica el gráfico!

Estaba dando una vuelta por LinkedIn cuando me he topado con un gráfico que alguien compartía. El típico gráfico de “consultor que se ha venido arriba”. Una tabla con 6 elementos en un eje, y 13 en el otro. Cada casilla de cruce entre los dos ejes pintada de uno de 4 colores, con un significado que pone abajo en la leyenda. Y estas casillas unidas entre sí por flechas (algunas que van de derecha a izquierda y otras de izquierda a derecha, unas más largas y otras más cortas). Adicionalmente, dos o tres explicaciones con llamadas en determinadas intersecciones.

Me puedo imaginar al consultor que hizo el gráfico. Yo he estado ahí. Esa sensación de triunfo cuando consigues, después de darle muchas vueltas, reducir un montón de información a una sola hoja. “¡Toma, he conseguido meter 15 cosas en una sola diapositiva! ¡Soy la repolla! Joder, es que es brillante, ¡está todo aquí!”

Sí, amigo. Está todo ahí. PERO NO SE ENTIENDE. A ti, que llevas rumiando la información semanas, te puede parecer autoexplicativo. Pero para alguien que se enfrenta a la información por primera vez (como posiblemente sea el caso de quien se cruce con tu gráfico de las narices) es un auténtico jeroglífico difícilmente comprensible.

El objetivo de presentar una información de forma gráfica es facilitar su comprensión. Si un gráfico tienes que explicarlo, entonces es un mal gráfico. Ocurre como con los esquemas, o con los mapas mentales; muchas veces son un ejercicio de síntesis fantástico, pero solo sirven a quien los ha elaborado. Son el resultado de un proceso; pero lo valioso es el proceso, no el resultado.

Así que, si vas a hacer un gráfico para un tercero, piénsalo bien: ¿qué idea es la que quieres transmitir? ¿cómo puedes hacerlo de la forma más directa y simple? ¿se entiende de un primer vistazo? Si no, tendrás que trabajarlo más. Porque muchas veces cuesta más trabajo lo simple que lo complejo.

El arte de hacer presentaciones

Hoy adjunto una colección de presentaciones, elaboradas por Alberto de la Vega y Eduardo Simón de la Fuente (y a las que he llegado gracias a David Bartolomé), sobre presentaciones eficaces (valga la redundancia) al “estilo zen”. Un tema del que ya he hablado en anteriores ocasiones y que me parece fundamental para cualquiera que pretenda hablar en público; lo que me gusta de esta recopilación es que es muy clara en el mensaje, y está muy bien hecha en lo formal. Claro, lo interesante sería verles en directo (es lo que tienen las presentaciones eficaces; que están preparadas para ser una comunión de documento y discurso). Pero bueno, ahí van (las he puesto en inglés, pero también están disponibles en castellano):