GTD: conceptos básicos para principiantes

¿Qué es GTD?

GTD son las siglas de Getting Things Done. Se trata de un libro que escribió David Allen en 2001, en el que explica un método para «organizarse con eficacia». Para mí supuso un antes y un después en mi visión de «cómo organizarme». Me hizo darme cuenta de algunas cosas muy importantes que estaba pasando por alto, y me proporcionó una «guía de actuación» que me ha ayudado mucho a lo largo de los años (y de hecho es algo de lo que he hablado de vez en cuando en el blog). Luego puedes entrar en matices y discusiones un poco bizantinas (y los «expertos en productividad» son muy dados a ello), pero para mí sigue siendo un punto de partida más que interesante.

GTD te ayuda a tener «bajo control» todas las responsabilidades y compromisos que tienes en tu vida (la profesional y la personal), y te da herramientas para que esas responsabilidades se transformen en «tareas para hacer». De esta manera, te facilita que luego las hagas efectivamente y, así, avances hacia tus objetivos.

El método puede parecer de primeras algo complejo (luego verás que no es para tanto), pero se basa en una serie de ideas fundamentales que no es difícil incorporar. Mi objetivo en este artículo es hacer un repaso de alto nivel, resaltando esas ideas clave. Y si te pica el gusanillo y quieres profundizar, te invito a que te leas el libro y sigas tirando del hilo a partir de ahí.

¿Estamos preparados? Pues empecemos.

El punto de partida: tienes mucho lío

¿Cuántas cosas tienes en tu cabeza? La reunión de trabajo de la semana que viene, el viaje que tienes que organizar a no sé dónde, el informe que tu jefe te lleva pidiendo dos semanas, alguien que te dice que «tenemos que hablar» en el pasillo, el IRPF, renovar el carnet de conducir, arreglar el desagüe del baño, comprar un teléfono nuevo que el que tienes se está quedando estropeado, pensar en las vacaciones de verano, una lista interminable de libros por leer, una llamada pendiente, la bandeja de entrada del mail a rebosar… Te agobia solo pensarlo, ¿verdad?

Image result for busy

Algunas de estas cosas son demandas externas: la llamada que te entra, el mail que recibes, la petición de tu jefe, el plazo para presentar la declaración… cosas que caen en tu plato y a las que tienes que responder. Pero también hay otra serie de cosas que responden a una iniciativa interna: eres tú quien quiere hacer un viaje en vacaciones, o buscar un nuevo trabajo; nadie te lo pide. Pero sea por un origen o por otro, la situación es la misma: si quieres que los temas avancen, tienes que hacer algo al respecto.

Esta sensación de «tener mucho lío» puede llegar a ser muy agobiante. Especialmente si todas esas responsabilidades «están en nuestra cabeza», luchando por nuestra atención, con el riesgo de que nos olvidemos de ellas. Nuestra memoria a corto plazo tiene una capacidad limitada, y en ella entran y salen ideas a toda velocidad. Un montón de «tengo que…» sobre los que rumiamos unos segundos para pasar enseguida a otro tema… sin haber hecho nada al respecto.

Y ése es el problema: la cantidad de «ciclos mentales» que dedicamos a rumiar cosas sin hacer nada con ellas. Y es que la cabeza no es el sitio en el que almacenar, porque las ideas se quedan flotando ahí agobiándonos… o peor aún, se nos olvidan y es como si no las hubiéramos tenido nunca.

Capturar para sacar de tu cabeza

El primer hábito fundamental que propone GTD tiene precisamente que ver con esto. Si tu cabeza no es un buen sitio para mantener las ideas… lo que tienes que hacer es sacarlas de ahí y llevarlas a otro sitio. Este hábito de «capturar» (en papel, o en una aplicación… o donde sea) es el primer paso para transformar tus pensamientos en realidades.

Oficina, Inicio, Negocio, Oficina En Casa, Empresario

Se trata de capturar tus pensamientos tal y como se producen. Acabas una reunión con una serie de ideas… pues las pones negro sobre blanco y las llevas a tu «bandeja de entrada». Alguien te recomienda una serie… pues la apuntas para que no se te olvide. Vas de paseo escuchando un podcast y mencionan un concepto en el que quieres profundizar… pues lo anotas. Alguien te pilla en el pasillo y te dice que quiere hablar contigo… pues lo apuntas.

La gracia de capturar es que no tienes que «hacer nada» en ese momento. No tienes que decidir si es importante o no, no tienes que dar una respuesta, no tienes que asumir ningún compromiso, no tienes que ejecutar nada. Se trata únicamente de apuntar para que no se te olvide, y para que el pensamiento no esté flotando en tu cabeza.

Es la hora de procesar y organizar

De nada serviría capturar todas tus ideas si luego no haces nada con ellas. Así que tienes que dedicar tiempo a procesar esas ideas, decidir qué significan para ti, y qué vas a hacer al respecto.

Esta fase de procesado es fundamental, ya que es la que te permite pasar de una masa informe de ideas a, en su caso, acciones concretas y tangibles que luego ya estarás en condiciones de ejecutar. Y es que ésa es una de las ideas clave de GTD: que tú solo puedes «hacer» tareas muy concretas. No puedes, por ejemplo, «planificar las vacaciones»: pero sí que puedes hacer un listado de posibles destinos, puedes tener una conversación con tu pareja de qué fechas tenéis libres cada uno, puedes ir a la agencia de viajes a pedir información, puedes hacer un listado con el equipaje que necesitas, puedes llamar a tu amigo Menganito que estuvo allí para que te recomiende sitios…

Uno de los grandes problemas que tenemos en nuestra organización es precisamente ése: que nos cuesta procesar las ideas generales en cosas concretas, tangibles… y accionables. Y para conseguir esto hace falta dedicar tiempo y tomar una serie de decisiones.

Para empezar, ¿es algo con lo que yo quiera hacer algo?

Esta es la primera pregunta que hay que hacerse cuando uno toma un elemento de los que ha capturado. Puede que haya caído en tu «red de captura», pero eso no implica que tú vayas a hacer nada con ello.

Aquí se trata de ser también bastante consciente de los compromisos que asume con otros, y también con uno mismo. A veces sentimos que tenemos «demasiadas cosas que hacer» porque no hemos puesto pie en pared y no hemos dicho «NO» a tiempo. Dentro de GTD éste es el momento en el que decidimos qué cosas se convierten para nosotros en un compromiso de acción, y qué cosas no.

Sello, Aprobar, Goma, Pasar, Rechazan, Cuadro

Hay muchas cosas que, directamente, son para tirar. Hace poco en mi buzón físico entró un folleto de Testigos de Jehová… ¿qué significa para mí? ¿quiero hacer algo al respecto? No. Tirar, no hay nada más que hacer. Sucede también con muchas posibles peticiones que te hacen: hace un tiempo me invitaron a ir a un programa de televisión a dar mi opinión sobre un tema que no tenía nada que ver conmigo. Pues nada, a tirar (con breve mail de rechazo de por medio). No quiero dedicarle ni medio segundo más de atención.

A veces las cosas no son directamente para tirar. Hay ideas que capturas con las que no vas a hacer nada ahora, pero puede que sí algún día. En ese caso, conviene almacenarlas en un sitio (una carpeta «quizás/algún día») que podamos revisar con cierta frecuencia por si nos apetece retomarlo (o con un recordatorio si queremos ponerle fecha a esa revisión). Un ejemplo paradigmático para mí son las recomendaciones de series: en una conversación, o en redes sociales, alguien menciona una serie interesante que está viendo. Yo capturo el nombre de la serie. Y cuando voy a procesarla, pienso «ahora no la voy a ver, pero me interesa tenerla en la recámara». Así que la meto en mi lista de «quizás/algún día». Y así, cuando esté pensando «qué nueva serie empezar a ver», me voy a mi lista y elijo. Esto pasa con un montón de ideas que se te ocurren, posibles proyectos, planes, conversaciones… que hoy no están lo suficientemente maduras como para hacer algo con ellas, pero que no quieres olvidar.

Finalmente hay otro tipo de elementos con los que no vas a hacer nada, pero que te interesa tener bajo control. Sería el «material de referencia». A mí, por ejemplo, me gusta guardar viñetas o frases que encuentro (y que quizás utilice en un artículo o en una presentación). O el manual de usuario de la televisión. O la clave del wifi. Son materiales con los que no tengo que hacer nada, pero que me interesa tener a mano por si un día tengo que consultarlos.

Si voy a hacer algo… ¿qué es lo que voy a hacer?

Bien. Imaginemos que el elemento de la bandeja de entrada que estamos procesando ha pasado ese primer filtro. Sí, queremos hacer algo con ello. La pregunta es… ¿qué?

Joven, Mujer, Niña, Dama, Mujeres, Trabajo, Estudio

Parece una pregunta obvia, pero muchas veces nos la saltamos. ¿Cuál es el resultado que queremos conseguir con nuestra acción? ¿Cuál es nuestra visión de futuro? ¿Qué pasará si tenemos éxito? ¿Cómo podría alguien desde fuera verificar que efectivamente hemos tenido éxito? Es lo que Covey dice de «empezar con un fin en mente». Si tenemos claro a dónde queremos llegar, será más fácil decidir cuáles son los pasos que tenemos que dar para llegar allí. Y la cuestión es que muchas veces no dedicamos unos minutos a clarificar nuestra visión.

Imagina que quieres «arreglar los pilotos del coche» (no es por mí, es por un amigo :D). ¿Cuál es para ti el resultado final? Tener los pilotos del coche arreglados, ok… ¿y te imaginas yendo al taller a que te los cambien? ¿O te imaginas comprándolos tú por internet y hacer la reparación tú mismo? ¿O depende de cuánto te cueste una u otra opción? ¿Es una posibilidad dejarlos sin arreglar, si ves que el coste es demasiado alto? ¿Tienes todo el tiempo del mundo, o estás pendiente de pasar la ITV? Fíjate cómo, a medida que vas concretando tu visión de futuro, se abren distintos cursos de acción: no es lo mismo «llamar al taller a pedir cita» que «hacer una búsqueda en internet buscando el recambio» (para lo cual posiblemente antes tengas que «ver cuál es el modelo concreto de recambio que necesitas»).

Como ves, si no dedicas un tiempo a clarificar qué significa para ti eso que tienes entre manos, y a tener una visión muy concreta de por dónde quieres avanzar, va a ser muy difícil que hagas nada al respecto. «Arreglar los pilotos del coche» seguirá siendo un «pendiente».

¿Cuál es la siguiente acción?

Y es que GTD hace mucho énfasis en que el objetivo final de la fase de procesado es llegar a tener acciones concretas que puedas ejecutar después. Y para llegar al nivel de «tarea ejecutable» hay que hacer todo ese procesado previo, porque solemos llamar «tareas» a cosas que no están en ese nivel de maduración.

Una tarea ejecutable es algo que se puede «accionar». Algo que haces con tus dedos, con tu boca, con tus pies. Es algo físico, corporal. Son tus dedos marcando un número de teléfono. Es tu mano escribiendo algo en un cuaderno, o tecleando el texto de un email. Son tus brazos llevando algo de un sitio a otro. Es tu garganta formando palabras.

Problema, Pregunta, Solución, Respuesta, Tarea

Ocurre que muchas veces nos da pereza llegar a ese nivel de concreción. Nos quedamos en genéricos como «pensar», «hacer», «preparar», «impulsar»… Y el problema es que, si no lo hacemos, luego cuando nos pongamos a «ejecutar» nos faltará información. Y como resultado, no haremos.

Para mí, la prueba del nueve de una tarea accionable es que pudieras delegársela, en el extremo, a alguien «que no piensa». Dejarlo en un formato de «instrucciones para tontos» en las que no hubiese necesidad de aportar criterio ninguno. Tú ya has hecho la labor de pensar «lo que hay que hacer» con todo el nivel de detalle, y se lo das a otro para que lo haga sin posibilidad de error. Porque en realidad eso es exactamente lo que queremos hacer: darle esa tarea a alguien «tonto», que es nuestro «yo» del futuro. Alguien que simplemente se va a poner a ejecutar lo que otro (nuestro «yo» del presente) ya se ha encargado de pensar.

Esta separación entre «el momento de pensar» y «el momento de ejecutar» es para mí otra de las claves de GTD. Si somos capaces de hacer la fase de procesado al completo, estaremos liberando a nuestro «yo» ejecutor para que se centre en sacar tareas una detrás de otra, sin necesidad de estar replanteándose las cosas.

Tareas vs. proyectos

Un proyecto es, en GTD, cualquier resultado deseado que exija más de una acción física.

Hay tareas que, por sí mismas, ya nos dan el resultado que deseábamos obtener. Por ejemplo, «enviar un mensaje por whatsapp de feliz cumpleaños a mi hermana». Ya está, es una única acción, y resuelve el tema. No hay nada detrás.

Lista De Comprobación, De Verificación, Lista, Marcador

Pero por ejemplo «arreglar el piloto del coche» no es una tarea, es un proyecto; porque seguramente requiera varias tareas (p.j. llamar al taller para pedir cita, llevar el coche al taller, recoger el coche del taller, hacer transferencia al taller por el importe de la factura).

En caso de que identifiquemos que el elemento que estamos procesando es uno de estos casos, tenemos que tomar nota de ese proyecto en una lista propia (la lista de proyectos). ¿Por qué? Porque ahora mismo se trata de identificar solo una «siguiente acción» relacionada con ese proyecto, pero sabemos que habrá más. Y necesitaremos un recordatorio de que ese proyecto sigue vivo, de que tenemos que seguir generando «siguientes acciones» hasta que lo demos por terminado.

¿Qué hacemos con la acción?

Suponemos que ya hemos avanzado en el proceso. Hemos definido claramente cuál es el objetivo que queremos conseguir, y hemos definido una «siguiente acción» de manera muy concreta que nos ayudará a avanzar hacia ese objetivo.

¿Qué podemos hacer con esa siguiente acción? GTD nos plantea cuatro escenarios:

  • Si es una tarea que podemos hacer de forma inmediata, en menos de dos minutos… hagámosla directamente, y nos dejamos de historias. Pim, pam, resuelto. Tardamos menos en hacerla que en apuntarla. Pues hecho, y a otra cosa mariposa.
  • Si es una tarea que tiene una fecha concreta para hacerse, pongámosla en el calendario. «Ir a casa de mis padres a comer» es una tarea concreta, pero no la puedo hacer en cualquier momento… sólo el domingo a las 14:00, que es cuando he quedado. Pues esa tarea va al calendario, y la haremos en el momento en el que toque.
  • Si es una tarea que no vamos a hacer nosotros sino que se la vamos a delegar a alguien… se la delegamos, y la registramos en una lista específica de «tareas delegadas». El objetivo es poder hacer un seguimiento de que esas tareas efectivamente se van haciendo (y, en su caso, poder reclamarlas).
  • Y si ni la podemos hacer de forma inmediata, ni va ligada a una fecha concreta, ni la delegamos… entonces forma parte de nuestra «lista de próximas acciones». Se trata de la lista que miraremos más adelante, cuando estemos en «modo hacer».

Un sistema organizado

Fíjate que lo que hemos hecho durante la fase de procesado es tomar un elemento de nuestra «bandeja de entrada» (donde previamente lo habíamos capturado) y «manipularlo» hasta darle forma y decidir qué hacer con ello.

Empresario, Planificación De La Producción, Control

Como en una fábrica, hemos metido un input y a través de un proceso ha ido pasando por distintas máquinas clasificadoras que lo han acabado transformando y llevando a un sitio concreto.

  • ¿Era algo para tirar? Ya está en la basura.
  • ¿Era algo con lo que de momento no queremos hacer nada pero en el futuro puede que sí? Está en el listado de «quizás/algún día».
  • ¿Era material de consulta que nos interesa tener archivado? Ya está en su sitio.
  • ¿Es algo con lo que queremos hacer algo? Hemos pensado en qué queremos conseguir, y hemos definido una siguiente acción.
  • ¿Es algo que requiere varias acciones? Ya nos hemos anotado el proyecto en el listado de proyectos.
  • ¿Es algo rápido de hacer? Ya lo hemos hecho, fin de la historia.
  • ¿Es algo que tiene fecha fija? Ya está en el calendario.
  • ¿Es algo que hemos delegado? Ya está en nuestra lista de tareas delegadas.
  • ¿Es algo que queda bajo nuestra responsabilidad hacer? Ya está en nuestra lista de próximas acciones.

Si hemos llegado hasta aquí, ese elemento de la bandeja de entrada ya ha sido procesado. Y lo que tenemos que hacer es elegir otro más, y repetir el proceso hasta vaciar la bandeja de entrada y tener todo nuestro «lío» perfectamente clasificado.

Y llegó el momento de hacer

GTD es «getting things done». Hacer que las cosas se hagan. Que salgamos del mundo de las ideas y que haya acción, que avancemos hacia nuestros objetivos. Así que todo lo que hemos visto hasta ahora está muy bien, y es parte fundamental del proceso… pero su objetivo era prepararnos para llegar hasta aquí. Ya hemos dedicado todo el tiempo necesario a pensar, ahora es el momento de ejecutar.

Y ejecutar debería ser, como decía más arriba, pura cuestión de «pico y pala». Ya no hay que pensar, eso ya lo hemos hecho antes. Tenemos nuestra lista de «próximas acciones», redactadas de forma muy concreta. Y se trata de ir moviendo nuestras manos, nuestros pies, nuestra garganta… siguiendo las instrucciones que nosotros mismos nos hemos dado. Pim, pam, pim, pam. Una tarea detrás de otra.

Martillo, Empleado, Blanco, Piedra, Hombre, Cincel

A la hora de abordar nuestra lista de tareas pendientes hay una serie de criterios que nos ayudan a decidir cuál de ellas hacer primero (partiendo de la base de que todas son relevantes, porque todas han pasado el filtro del procesado: aquí no hay nada que no queramos hacer, o que no nos sirva para algo que consideramos relevante). GTD habla de contexto, de prioridad, de energía y de tiempo.

Si hay una tarea que tengo que hacer en el supermercado (p.j. comprar leche) pues no tiene sentido que me ponga a hacerla si no estoy en el supermercado. Si hay una tarea vinculada a una reunión de mañana, tendrá preferencia frente a algo que es para dentro de tres meses. Si estoy cansado no tiene sentido que me ponga a hacer una tarea que me exige mucha atención. Y si solo tengo diez minutos no tiene sentido que me ponga con una tarea que me va a llevar media hora.

Al final estos criterios puedes usarlos de manera estricta, o de manera más laxa… en última instancia se trata de que seas capaz de abordar tu lista de tareas con sensatez. Recuerda que el objetivo es «sacar faena».

Revisar

Otro de los elementos clave de GTD son las revisiones. Y es que, así explicado, puede parecer que todo queda muy ordenado. Pero entras en la dinámica del día a día, surgen imprevistos, vas haciendo cosas, cambian las prioridades… y necesitas dedicar un tiempo a asegurarte de que tu sistema está al día, que tienes todo controlado y que no se te olvida nada.

Tablero, Tiza, Retroalimentación, Revisión, Estudio

Hay distintos momentos para hacer revisión, aunque el criterio general es: revisa cada vez que lo necesites para sentir que tienes todo bajo control.

¿Qué tipo de cosas se miran durante la revisión? Pues por ejemplo asegurarte de que para todos tus proyectos tienes definida una «siguiente acción» que haga que el proyecto pueda avanzar. O revisar la lista de «quizás/algún día» por si hay algo que quieras rescatar y poner en acción. O la lista de «tareas delegadas» por si quieres reclamar. O la lista de «siguientes tareas» para asegurarte de que has tachado todo lo que se ha ido haciendo. O el calendario para asegurarte que todos tus compromisos están. O un repaso de «cosas que quiero impulsar pero que todavía no he metido en el sistema», por si hay algo bullendo en tu cabeza.

En todo caso, esta rutina de revisión es la «cinta con la que haces el lazo» a todo el sistema. Sin ella, enseguida el sistema se desborda. Y es que al final se trata de tener en marcha un mecanismo que esté permanentemente al día, y para eso necesita un cierto mantenimiento.

Resumen de las ideas principales de GTD

Hablaba al principio de que, para mí, GTD puede parecer una metodología compleja pero que, sin embargo, tiene detrás algunas ideas esenciales que conviene tener siempre en mente. Las he ido mencionando durante el texto, pero quiero extractarlas aquí a modo de resumen final.

  • La cabeza no es un sitio para almacenar cosas. Transfiérelas a tu sistema externo para reducir tu agobio.
  • Captura todo lo que pase por tu cabeza, porque las ideas se las lleva el viento.
  • Por cada cosa que hayas capturado, decide qué es y qué quieres hacer con ello.
  • Tú eres quien tiene la responsabilidad de qué compromisos asumes contigo y con los demás.
  • Todo lo que proceses tiene un lugar (listas de siguientes acciones, listas de proyectos, listas de tareas delegadas, calendarios…) que te sirve como recordatorio.
  • Si decides que quieres (o «tienes que») hacer algo, ten una visión clara de lo que quieres conseguir.
  • Traduce tu compromiso de acción en tareas concretas, físicas.
  • Hay un momento para pensar y otro momento para hacer.
  • La revisión frecuente te ayuda a que todo esté en orden.

Ah, y te dejo un vídeo de mi canal de youtube en el que cuento, de primera mano, cómo me ha ayudado GTD a lo largo de los años a organizarme mejor y a ser más productivo.

¿Te ha resultado interesante? ¿Te ha ayudado a tener una visión de qué es GTD? ¿Qué necesitarías para tener más claridad?

 

 



Desde 2004 comparto en este blog (¡ahora también en podcast y en youtube!) ideas, reflexiones y herramientas que te ayudan a tener una vida más efectiva y equilibrada. ¿Quieres saber más?

¡Empieza por aquí!

Y, si te suscribes, te enviaré gratis las 8 habilidades transversales esenciales para tu carrera profesional... ¡y para tu vida!

6 comentarios en “GTD: conceptos básicos para principiantes”

  1. Muchas gracias Raúl. Interiorizar estas dinámicas ayudaría a reducir mucho el estrés que producen esos «ciclos mentales». Cuántas veces nos viene la misma idea a la cabeza y no terminamos de hacer nada con ellas.

  2. Hay un par de citas puntuales del libro que dan justo en ese clavo:

    «This constant, unproductive preoccupation with all the things we have to do is the single largest consumer of time and energy»

    «There is no reason ever to have the same thought twice, unless you like having that thought.»

  3. «“There is no reason ever to have the same thought twice, unless you like having that thought.”

    Esto casi que si me explican cómo se hace, mejor…. No parece fácil. Es lógico tener un mismo pensamiento varias veces al menos hasta llegar a la toma de decisión. A partir de ahí, metodología GTD.

  4. La idea es que, si lo apuntas, ya no hay razón para que aparezca de modo random en tu cabeza; está apuntado, lo tratarás, decidirás qué hacer con ello (aunque sea «dejarlo para más adelante») y ya está.

Deja un comentario