Cuestión de prioridad (¿es?)

La primera vez que entré en aquellas instalaciones me llamaron la atención sus paredes, cubiertas con enormes carteles en los que, con letras bien grandes, estaban escritos los “valores” de la compañía. Uno mencionaba “la máxima satisfacción del cliente”. Otro “la importancia de la rentabilidad”. Un poquito más allá se hablaba de “la contribución a la sociedad”.

Vaya, una gran declaración de principios. ¿Quién, en su sano juicio, no se adheriría a ellos? ¡Por supuesto, yo también los suscribo!

Y sin embargo, pasado el tiempo, te dabas cuenta del problema. Porque se daban situaciones en las que esos principios entraban en conflicto. A veces, para conseguir la máxima satisfacción del cliente ponías en riesgo la rentabilidad. Y si defendías la rentabilidad, a lo mejor perjudicabas al cliente. En caso de duda, ¿cuál de los principios “oficialmente establecidos” mandaba?

Estoy leyendo el libro “Esencialismo”, de Greg McKeown. En él cuenta la historia de la palabra “prioridad”, y cómo en su origen, y durante muchos siglos, significaba “lo que va primero”. En singular, porque solo una cosa puede ir primero. Fue después, cuando haciendo un ejercicio de voluntarismo, se empezó a usar “prioridades” en plural, como si fuera posible tener varias de un mismo rango. Y así es como hemos acabado en el mundo de las múltiples prioridades y de la consecuente confusión. Porque la razón de ser de una prioridad es ayudarnos a actuar en caso de duda. Y si hay varias prioridades que entran en conflicto no hay una guía clara de actuación.

Me gusta la formulación de las tres leyes de la robótica ideadas por Isaac Asimov. Precisamente porque deja claro cuál es su orden de preponderancia. Hay una primera ley, una primera prioridad (redundante, ¿verdad?). Luego hay una segunda que será aplicable salvo que entre en conflicto con la primera, porque entonces la elección está clara. Y una tercera, que sólo es aplicable si no entra en conflicto con las anteriores. No son tres leyes a las que se les da el mismo rango, y si hay conflicto allá tú con cómo lo resuelves.

Así debería suceder con las “prioridades” tanto a nivel corporativo como a nivel individual. En el caso con el que abría el post, debería estar expuesto que “lo importante es la rentabilidad”, y luego que “procuraremos la máxima satisfacción del cliente a no ser que ponga en peligro la rentabilidad”, y luego que “contribuiremos a la sociedad siempre que estemos dando la máxima satisfacción al cliente y tengamos rentabilidad”. Y así, en caso de duda, todo el mundo sabría a qué atenerse.

Contenido relacionado:

Continue Reading

GTD para niños

“Otra vez que tu hijo lleva los deberes sin hacer”.

La pelea de todos los días. No sé si es algo exclusivo de esta casa, algo me dice que no. Un día falta una tarea, otro día “se me ha olvidado traer el libro”. ¿Has preparado la mochila? “Sí, al 100%”. ¿Has planificado las tareas del día? “Sí”. Y luego es que no.

Desde que descubrí “el apasionante mundo de la productividad”, y más concretamente el método GTD de David Allen, soy un convencido de que una adecuada autoorganización es una habilidad fundamental. Tener claras tus prioridades, descargar tu mente en un sistema externo, la revisión contínua… te permite tener una visión clara de qué “tienes en tu plato” en cada momento, y tener la sensación de que independientemente de que tengas mucho por hacer, lo tienes todo de alguna manera bajo control.

Así que, sobre la base de este convencimiento, intento inculcar y desarrollar esa habilidad en los críos. Con escaso éxito, hasta ahora :S

Por ejemplo, batallamos mucho con lo de “apunta todo lo que tengas que hacer”, el equivalente al “inbox” en GTD. Tienen una agenda escolar, en la que pueden y deben apuntar las tareas que tienen cada día. Bueno, pues la mitad de las veces no apunta las cosas en la agenda. “Es que lo tengo todo en la cabeza”, dice cuando se lo hacemos notar. Así que cuando algo se le olvida, insistimos: “¿Y no sería mejor apuntarlo en la agenda, así no dependes de si lo tienes o no en la cabeza?”. “Sí”, responde compungido. Pero no coge el hábito. También tiene un “repositorio secundario”, que es la plataforma tecnológica donde los profes apuntan deberes y exámenes. Bueno, pues también le cuesta la rutina de “entra en la plataforma y revisa lo que está ahí puesto”. Que tampoco le soluciona las cosas, porque la plataforma no refleja siempre el 100% de lo que le piden… pero al menos tienes una base.

Le pedimos (especialmente los fines de semana) que haga una “planificación” de todo lo que tiene que hacer (la lista de “next actions”), para que se pueda distribuir el tiempo, ver cuánto va a necesitar para cada cosa, que decida dónde hacer los descansos, dónde tener los ratos de ocio, ver cuánto tiempo tiene disponible… pero es una pelea, lo considera un “engorro” y se lo quita de encima (cuando no supone la primera pelea del fin de semana).

Otro tema con el que tenemos problemas es con la visión de medio plazo. Los deberes de hoy está claro que son de hoy. Pero si son deberes “para la semana que viene”, o “una ficha que hay que entregar a final de mes”, o “unos materiales que te mandaron llevar la semana pasada”… pierde fácilmente la visión. O no se acuerda, o piensa “ya lo haré”. Y luego nos pilla el toro, cuando sería más o menos sencillo mantener la visión de medio plazo. Sería el equivalente a la “revisión semanal” del GTD, ir pasando “proyecto a proyecto” para ver en qué estado está todo.

Un último problema que seguimos padeciendo: la mochila diaria. ¿Llevas los libros que necesitas? ¿Llevas el estuche? Y para la vuelta, tres cuartas partes de lo mismo. “Acuérdate de traer todos los libros que necesites para la tarea”. Pues nada. Llegamos a hacer un “check list” y colgarlo junto a la puerta, para que repasase… pero como suele suceder con los checklists, enseguida se entra en modo automático y ya no se hace un repaso exhaustivo (eso me recuerda que debería quitar el papel de la pared, porque no vale de nada).

Hoy teníamos un debate en casa, de “qué podemos hacer”. Mi idea es que, por mucho que nos fastidie, nadie hace nada que no quiera hacer. Mientras él no tenga una motivación interna para hacer las cosas, da igual lo que le digamos (es más, por “reactancia” tenderá a oponerse). Joder, si es que de hecho son muchos los adultos que están en la misma situación. Y hasta que no “lo ven” por ellos mismos, no van a poner en marcha las medidas correctoras. No es la falta de sistemas y de herramientas lo que provoca que no se hagan las cosas, si no la falta de motivación y de constancia. No va a funcionar la presión, ni los premios/castigos, ni el embutirle las herramientas a la fuerza. Poco a poco, acompañándole, reconociéndole los pequeños éxitos, haciéndole ver los fallos y cómo se podrían solucionar…

A veces se nos olvida que son niños de diez años. Yo desde luego no tengo el recuerdo de que en 4ºEGB tuviese tantos deberes, ni tantas cosas que apuntar, ni tanta gaita. Ni que hiciese falta GTD para niños. Como todas las habilidades, se irán desarrollando poco a poco a lo largo de su vida. Lo importante es, como a las plantas de tomate, servirle de “guía” a medida que va creciendo.

Contenido relacionado:

Continue Reading

Dos formas de trabajar

Hay dos formas de trabajar.

Una es tremendamente aparente: es aquel que se pasa “haciendo” todo el rato. Voy para allá, vengo para acá, me meto en una reunión, hago un documento, cojo esto y lo llevo aquí, mando un mail, leo otro mail, hago esta llamada. Interrumpo una conversación para mirar un mail, dejo de leer el mail para hacer una llamada, no hago caso a la llamada porque estoy hablando por lo bajini con alquien más. Y todo eso mientras en mi cabeza mezclo tres o cuatro temas que están encima de la mesa. Sabéis cuál os digo, ese perfil hiperactivo que pasa el día sin parar, transmitiendo la sensación constante de no tener ni un minuto libre, y encima no llegar a nada.

Y la otra es… diferente. Más reflexión, más calma. Más “afilar el hacha”, más “elegir tus batallas”, más dar tiempo al tiempo para que las ideas se asienten, para que las cosas maduren, para que las personas evolucionen, para que las cosas avancen a su ritmo. No estás todo el rato “haciendo cosas”. A veces estás mirando al infinito, reposando ideas. A veces solo garabateas en un papel. A veces te das un paseo. O dedicas el rato a charlar relajadamente, o a leer un libro.

Yo, como os podréis imaginar si me conocéis o si me leéis de hace tiempo, me pongo en el equipo de la “reflexión”. Nunca me ha gustado ir como pollo sin cabeza, cambiando el foco constantemente, atento a cada nueva llamada, a cada nuevo email, a cada pajarito que cruza mis ojos o a cada idea que pasa por mi mente.

Sin embargo, reconozco que a veces tengo complejo. Cuando me pongo lado a lado con uno de “los otros”, acabo teniendo la sensación de que él trabaja, y yo… no. Que hago poco. Que aquel objetivo de realizar una tarea clave al día es de vagos, que mi lista de “to-do”s no es ambiciosa, que no tengo derecho a intentar vivir relajado, que debería estar hiperactivo todo el día. Que por no estar “hiperocupado” e “hiperpreocupado”, no lo estoy haciendo bien.

En días así es cuando más me obligo a reflexionar. No ya pensando en teorías varias, si no en mi experiencia a lo largo de los años. Pienso cuándo he sido más productivo, cuándo he conseguido más cosas, cuándo he aportado más valor, cuándo me ha ido mejor profesionalmente, cuándo me he encontrado mejor personalmente. Todo cuadra. Da igual la sensación que transmitan “los otros”, dan igual sus percepciones de “qué injusto, yo me deslomo, y éste vive como dios”. Sí, es verdad, a veces es difícil porque eres el que vas a contracorriente. Pero es más fácil cuando te reafirmas en que tienes razón.

Contenido relacionado:

Continue Reading

Simplificadores vs optimizadores

Scott Adams dedica en su libro “How to fail at almost everything and still win big” un apartado a tratar la diferencia entre lo que llama “optimizadores” vs “simplificadores”.

El primer perfil, el de los “optimizadores”, es aquel que busca aprovechar cada instante, cada oportunidad, cada detalle… para sacar el mayor partido a las situaciones. Aunque eso suponga incrementar más que proporcionalmente el riesgo de que algo salga mal o el estrés derivado de atender a múltiples circunstancias. Por contra, el “simplificador” se centra en pocas cosas a las que dedica más atención, que trata con un mayor margen de maniobra para evitar riesgos y sobreesfuerzos.

En términos paretianos, el “simplificador” es el que se queda más que satisfecho consiguiendo el 80% del resultado (que solo le ha supuesto invertir el 20% del esfuerzo), mientras que el “optimizador” es el que no acepta quedarse lejos del 100% y por ello está dispuesto a hacer ese 80% adicional de esfuerzo. Uno está tranquilo haciendo sus “vital few”, mientras que el otro no descansa hasta hacer los “trivial many”. El “simplificador” se ocupa de las “piedras grandes” (y las pequeñas si caben bien, y si no pues tampoco pasa nada), y el “optimizador” sufre por cada piedra que se queda fuera.

El “optimizador” es ese que tiene su agenda montada en bloques de 15 minutos, al “simplificador” le basta con tener claras sus tres o cuatro tareas importantes para el día. Al “optimizador” le gusta llegar con el culo pegado al aeropuerto, mientras habla con el móvil, mientras que el “simplificador” prefiere llegar con un buen rato de antelación y leer tranquilamente un libro mientras espera.

Notaréis, por mi forma de describirlos (y por lo que me conozcáis algunos), por cuál siento más simpatías. Yo soy claramente un “simplificador”, es más, diría que estoy genéticamente incapacitado para ser “optimizador”. Pasar de ese 80% a ese 100% me hace perder el interés, me desgasta, me estresa. Puedo entender (a duras penas) que haya personas distintas, y seguramente es necesario en el mundo ciertas dosis de “optimizadores”… pero yo no estoy entre sus filas.

Contenido relacionado:

Continue Reading

De vacaciones con un dumbphone (after)

Este año decidí salir de vacaciones dejando en casa el smarthpone. Pasaron esos días, sobreviví (sí, claro… ¡pero había quien lo dudaba!), y éstas son algunas de mis reflexiones.

  • Es sorprendente (y en cierto sentido humillante) la sensación física de que “te falta algo”. Recién llegado al destino, nada más subir las maletas, me descubrí echando mano al bolsillo, y notando un punto de ansiedad al notar que el móvil “ni estaba ni se le esperaba”. Nunca he fumado (y por lo tanto no lo he tenido que dejar), pero me recordé a un fumador con el mono. ¿Y todo por qué? Porque no podía cumplir con la rutina de “a ver qué ha pasado en estas tres horas”. Absurdo, sí. Pero real.
  • Lo bueno es que esa sensación desapareció pronto. Estás en otras circunstancias, cambias las rutinas, cambia el entorno. Más momentos de “atención no diluida” (por ejemplo, tiradas de lectura mucho más largas de lo habitual), más momentos de “sentarse sin más” (sin esa autoexigencia de “tengo que ocupar mi tiempo en algo”, aunque ese “algo” fuese tan vacuo como revisar el móvil arriba y abajo). Más serenidad, menos inputs accediendo a tu cerebro.
  • Aun así confieso que tuve momentos de debilidad. Llegué a configurar la cutre-conexión de mi dumbphone (“solo para ver el correo”; no esperaba nada relevante, y nada relevante vino… pero era por recuperar la sensación de estar “conectado al mundo”). Joder, ¡llegué a usar el teletexto de la televisión! (“solo para ver qué ha pasado en el mundo”). Las propias limitaciones de estos sistemas (aunque eh, el teletexto moló siempre) impidieron que me enganchase. Pero la cabra tiraba al monte…
  • Hubo momentos en los que reflexioné sobre las cosas útiles del smartphone que me estaba perdiendo. Poder haber usado un mapa, o una información sobre algún sitio que queríamos visitar, o apuntar alguna idea que se te ocurría al vuelo… No son cosas que “necesites”, pero sí que te pueden “facilitar la vida”. Al final, el smartphone tiene un potencial para el bien. Y también para el “mal” (la distracción indiscriminada). ¿Es posible tener lo bueno sin exponerse a lo malo?
  • También estuve pensando en esa parte “inútil”. ¿Por qué siento el impulso de “estar al día” de lo que pasa en el mundo? ¿Por qué dedico tanto tiempo y atención a leer cosas irrelevantes que publica gente a la que apenas conozco? ¿Por qué siento la necesidad de hacer una foto y publicarla, de que se me venga algo a la cabeza y ponerlo en twitter, de dar mi opinión sobre cualquier cosa (sí, me descubrí varias veces pensando “¡esto merece un tuit!”). Mi yo “racional” sabe que no tiene ningún sentido. Que a (casi) nadie le importa lo que yo pueda opinar de casi nada. Que poco o nada de lo que yo lea por ahí va a tener ningún impacto en mi vida. Pero mis actos no son coherentes con mi razonamiento y he estado rascando en el “por qué”, que supongo que no es muy distinto al de cualquier conducta de evasión. Porque es lo que haces: evadirte, huir a una realidad alternativa en la que tienes la falsa sensación de “estar haciendo algo” (aunque sea algo tan inane), la falsa sensación de “estar conectado” (con unas conexiones tan débiles que no soportarían un soplido), la falsa sensación de que lo que haces/piensas le importa a “la gente” (cuando en el mejor de los casos te otorgan la misma “lectura diagonal” que tú les otorgas a ellos). Y te evades ahí porque hacer cosas “de verdad” es mucho más difícil (para empezar, te obliga a pensar en qué es lo que quieres hacer, a buscar sentido a tus actos y a tomar las riendas de tu vida… con lo fácil que es dejarse llevar por la inercia…), porque tener conexiones “de verdad” es más exigente, porque asumir tu insignificancia es un golpe duro para el ego. Buf. Aquí hay tomate.

Y claro, después del experimento, toca el regreso. Y compruebas lo fácil que recaes en los viejos hábitos; porque somos animalitos de costumbres, y si quieres modificar un hábito tienes que hacer un esfuerzo consciente. Y tienes rondando en la cabeza las conclusiones que has sacado y lo que significan, pero es tan fácil sumergirse en la cómoda e inocua rutina, y tan incómodo enfrentarse a lo que estás tratando de esconder bajo la alfombra

Me gustaría decir que he vuelto transformado. No. Va a ser más difícil que una caída del caballo a lo San Pablo. Aquí hay mucha tela que cortar.

Contenido relacionado:

Continue Reading

El viejo troll que vive en el puente de las prioridades

Escuchaba hace unos días un podcast antiguo de Back to Work, en el que hablaban de prioridades. Mencionaban el de una persona que, durante una charla relacionada con este tema, decía que tenía “27 prioridades distintas”. Y esta anécdota servía para abrir la reflexión de la (lógica) imposibilidad de tener 27 prioridades. Si tienes tantas prioridades es que en realidad no tienes ninguna, estás completamente desbordado y no tienes control ni dirección ninguno, eres un barco a la deriva, un pollo sin cabeza. Y encima sufrirás por la sensación de “no llegar a todo”.

El caso es que no es tan difícil caer en una situación similar. El mundo está lleno de trampas que, si no gestionamos con habilidad, se convierten en compromisos que nos atenazan. Surgen en el ámbito laboral/profesional, en el ámbito de las relaciones personales, incluso en el de nuestros propios hobbies e intereses. A nada que nos descuidamos, empezamos a apilar “prioridades” que nos acaban por superar.

viejotroll

Se hace necesaria la existencia de un “guardián de tus prioridades”. Una especie de “viejo troll que vive en el puente” (lo siento, han sido unos años duros con Dora la Exploradora; y aunque lo estemos superando ya, todavía quedan secuelas). Un ente gruñón, malhumorado, que someta a un duro escrutinio a cada nueva “aspirante a prioridad” que aparezca en el camino, y que determine si tiene entidad suficiente para convertirse en una prioridad real. Sobre todo teniendo en cuenta que el cupo de prioridades es extremadamente limitado, y que si una entra es muy posible que otra de las preexistentes tenga que salir.

“Que gran idea, ¡necesito un troll de esos!”. Pues sí. La mala noticia es que no es posible contratar uno, ni a tiempo parcial ni a tiempo completo. Custodiar las prioridades es algo que solo puede hacer uno mismo.

Recuerdo que en la universidad, en la asignatura de Organización, nos hablaban de un principio llamado “unicidad de mando”. O sea, que cada persona debería tener un único jefe, dueño de su tiempo y de sus prioridades, para evitar los conflictos derivados de que dos o más personas “te manden”. En fin, la típica paparrucha teórica que no aguanta ni medio asalto confontada con la realidad. Quizás hubo un tiempo en el que el mundo del trabajo era así (todo perfectamente estructurado, con jefes omniscientes que controlaban cada minuto de tu jornada y decidían a qué te tenías que dedicar en cada momento). Quizás lo siga siendo en determinados ámbitos, pero sin duda cada vez más residuales. Las organizaciones son más complejas, más difusas, las tareas cambiantes, las relaciones múltiples. Y no te digo nada si encima eres un profesional independiente, con múltiples clientes, múltiples colaboraciones, múltiples proyectos…

Pero es que incluso aunque el mundo del trabajo fuese así, y durante 8 horas pudiésemos olvidarnos de gestionar prioridades porque otro se encarga de ello y nosotros somos meros ejecutores, no podemos olvidar todo lo que no es trabajo: la familia, los amigos, los intereses personales, etc. ¿Quién decide ahí?

Tenemos dos opciones. Podemos dejar el puente sin vigilancia, y que sea lo que dios quiera. Y dios querrá que los compromisos se empiecen a acumular rápidamente, al ritmo que quieran los demás. Nos sentiremos desbordados, inútiles, incapaces de cumplir con todos. Será imposible mantener el foco, estaremos dispersos, y nos resultará difícil alcanzar resultados. Nos pasaremos el día apagando fuegos, y aun así no podremos evitar quemarnos. Por mucho que nos esforcemos, acabaremos quedando mal con mucha gente, y sintiéndonos un fracaso.

O bien podemos ponernos nuestro traje de troll, y dar el alto a cualquiera que pretenda pasar el puente. ¿A qué has venido? ¿Qué quieres de mí? Un examen exhaustivo. Pero claro, necesitaremos tener clarísimos cuáles son los criterios de admisión, aquello que Covey llamaba “empezar con un fin en mente”. ¿Qué tiene que suceder para que algo se convierta en prioridad para nosotros? ¿Cómo afecta a las prioridades que ya tenemos definidas?

En este escenario, tenemos que tener clara una cosa: muy pocas prioridades van a cruzar el puente. Así que el troll (o sea, nosotros mismos) vamos a tener que decir NO un montón de veces, a un montón de propuestas, compromisos y exigencias más o menos veladas. De gente desconocida, y de gente cercana. Y decir NO suele ser una fuente de conflicto, es realmente incómodo para nosotros, genera frustración en los demás. Habrá quien lo acepte, y habrá quien insista. Habrá quien nos entienda, y habrá quien se enfade con nosotros. Se puede intentar hacer de la mejor manera posible, pero al final, por mucho que lo endulcemos, un no es un no. Nadie dijo que ser el viejo troll que vive en el puente fuese un rol agradable. Pero alguien tiene que desempeñarlo, si no queremos las consecuencias del párrafo anterior. Y ese alguien somos nosotros, nadie va a venir a hacerlo en nuestro lugar. “Susto o muerte”, que decía el chiste.

Al final el troll debe tener un único objetivo: que las prioridades sean prioridades de verdad, que los compromisos sean verdaderos compromisos, y que nos sirvan para conseguir nuestros objetivos.

Contenido relacionado:

Continue Reading

Vital few, trivial many… o priorizando que es gerundio

Venía escuchando en el coche el segundo episodio del podcast SatoriTime que, en esta ocasión, estaba centrado en el principio de Pareto. Durante la charla, mencionaron una frase acuñada por Joseph M. Juran para referirse a este fenómeno: “The vital few and the trivial many”. Me gustó por lo ilustrativa que resulta; lo poco relevante, frente a lo mucho insustancial. El grano frente a la paja.

Así que me pasé el resto del viaje pensando una forma de representar esta frase… y cuando llegué al ordenador, me puse a “diseñar” este cartel. Un “vital few”, rodeado de un montón de “trivial many”. Un recordatorio de que, en casi todos los aspectos de la vida, no todo tiene la misma relevancia; y que hay que centrarse primero en lo más importante.

Vital few trivial many

Contenido relacionado:

Continue Reading

El esqueleto de las ideas

El otro día surgió una conversación interesante en el trabajo. Era una charla de pasillo, pero derivó en un cruce de reflexiones e ideas con bastante chicha. “Deberíamos hacer esto…”, “pues no estaría mal enfocar las cosas por esta vía…”, “es algo que deberíamos plantearnos…”

Lamentablemente las ideas o las atrapas o se pierden. Eché en falta en ese momento disponer de un “esqueleto de las ideas”. Una estructura de “qué es lo que queremos hacer, cuáles son las líneas de acción principales”; una base sobre la que ir colgando las nuevas ideas que puedan ir surgiendo, en la que poder relacionar unas ideas con otras, sobre la que poder tener una visión global, priorizar… Igual que el esqueleto de los seres vertebrados es sobre el que se sostiene todo el cuerpo.

La cuestión es que este esqueleto no surge “de la nada”. Es necesario hacer un proceso inicial de construcción (lo que sería la “reflexión estratégica”… ¿cuáles son a grandes rasgos nuestros objetivos, nuestras líneas de acción?). En definitiva… ¿cuál es nuestro esqueleto?

Y a partir de ahí, también es necesaria una sistemática de captura y tratamiento de ideas. Cada vez que surja una iniciativa nueva… ¿cómo encaja con lo que ya tenemos? ¿cuál es su lugar, cómo se relaciona con lo demás? ¿qué (y cómo, y cuándo) vamos a hacer con ella?

En el fondo, es exactamente el mismo proceso que defiende GTD para la productividad personal, pero aplicado a un colectivo. Este esqueleto debe ser compartido y conocido por todos “en tiempo real”, para que así todo el mundo vea el sentido global de lo que se está haciendo.

De otra forma, las ideas son solo eso… flashes que en un momento determinado pegan un destello e inmediatamente se pierden en un caos de iniciativas desestructuradas.

Contenido relacionado:

Continue Reading

Reduce tu lista de tareas… ¡sin hacer nada!

Seguro que, si tienes una lista de “próximas tareas”, alguna vez te ha pasado: tienes la sensación de que la lista crece y crece sin remedio. Cada vez que la repasas, ves elementos que ya viste otras veces, y que siguen allí, inasequibles al desaliento. Si están en esa lista es porque “deberías hacerlas” y sin embargo, por unas cosas o por otras (y qué buenos somos encontrando justificaciones) las dejamos para otro momento. Procrastinando que es gerundio.

Y sin embargo, hay una fórmula infalible para despejar la lista de tareas. ¡Y sin hacer ninguna de ellas! Porque en realidad se trata, precisamente, de no hacerlas.

Efectivamente, si vamos cogiendo una a una las tareas de la lista, y nos preguntamos “¿realmente voy a hacer esta tarea en cuanto pueda?”, descubriremos que en muchos casos la respuesta (si somos sinceros) es NO. Puede que no tengamos claro el contenido, puede que no esté bien definida, puede que nos falte hacer alguna cosa previa, puede que no dependa de nosotros. O puede que sea una tarea que no queremos afrontar, con la que no nos atrevemos. O directamente que no sepamos qué pinta ahí, porque en realidad no nos importa un comino, no estamos comprometidos con el resultado que se supone que esa tarea nos va a proporcionar. En cualquiera de esas circunstancias, debemos hacer desaparecer esa tarea de ahí. La lista de “siguientes acciones” no es su sitio.

Y es que la lista de “siguientes acciones” sólo debería contener elementos que efectivamente vayamos a hacer, que estén claras, cristalinas, que sean acciones físicas perfectamente definidas, que sirvan a objetivos con los que estemos realmente comprometidos. En definitiva, elementos que no nos generen ni la más mínima duda cuando nos los encontremos. Es entonces cuando la lista de “siguientes acciones” se convierte en una herramienta realmente productiva que nos permite ir una por una, pim, pam, pim, pam, ejecutando lo que previamente hemos pensado.

Mezclar pensar y hacer es una trampa para la productividad. Si cuando nos ponemos a hacer empezamos a replantearnos (de forma consciente o inconsciente) el listado de tareas, mal vamos. Lo único que cabe cuestionarse en ese punto es si disponemos del tiempo, la energía, o el contexto necesario para hacerlo. Pero nada más.

Desde luego, mi lista de siguientes acciones necesita de ese análisis crítico, de esa liposucción que la limpie y la despeje, y la deje como debe estar: llena de tareas preparadas para ser hechas.

Contenido relacionado:

Continue Reading

La procrastinación como síntoma

Hace unas semanas iniciaban Homominimus y Entusiasmado una aventura podcastera llamada Satori Time. Y lo hacían con un capítulo dedicado a la procrastinación. Ese bonito “palabro” que define el comportamiento de “dejar las cosas para más tarde”. Pero como bien decían durante el podcast, esa dilación no es el resultado de una decisión plenamente consciente (“esto no lo voy a hacer ahora, lo haré en otro momento”). Si fuera ese el caso, no nos generaría ningún estrés; hemos valorado pros y contras y hemos asumido un compromiso con una fecha futura.

No, el problema de la procrastinación es que no es el resultado de una decisión consciente. Hemos asumido un compromiso (con nosotros mismos, o con otros), y lo estamos incumpliendo. “Debería estar haciendo algo que no estoy haciendo”. Y eso nos provoca una sensación de inquietud, de ansiedad, de estrés, de sufrimiento.

La cuestión es… ¿por qué lo hacemos? ¿por qué incumplimos esos compromisos?

Ahí es donde hay que incidir. Igual que la fiebre no suele ser en sí un problema, sino el reflejo de una enfermedad subyacente, la procrastinación no es un problema en sí mismo (aunque nos haga sufrir) sino la expresión de un problema más profundo que es lo que hay que atender.

Procrastinamos porque los compromisos y prioridades que nos marcamos no son reales. Puede ser que nuestra mente racional nos autoimponga hacer algo, o puede ser una imposición externa. En cualquier caso, el problema es que en el fondo de nuestra mente no estamos convencidos de que esa obligación, esa prioridad, lo sea en realidad. Así pues, siempre encontramos la forma de “escaquearnos”. Y además, para evitar quedar en evidencia, nosotros mismos nos encargamos de fabricar nuestras justificaciones (“es que no tengo tiempo”, “es que tenía mucho lío”) que enmascaran la realidad.

¿No habéis tenido nunca esa sensación de que, cuando realmente quieres hacer algo, encuentras tiempo a pesar de todo? Las potenciales distracciones son las mismas de siempre, y sin embargo las apartamos de un plumazo para hacer lo que realmente queremos hacer; mientras que si es una prioridad falsa, encontramos una y mil justificaciones que explican por qué no lo hemos hecho. Hay una cita atribuída a Gandhi que viene a decir que “tus acciones reflejan tus prioridades”. Da igual las que tú digas que son: el movimiento se demuestra andando. Dicho de otro modo: “si no está hecho, es que no es una prioridad real”.

Por lo tanto, si percibimos que estamos atravesando una etapa donde la procrastinación es abundante, debemos analizar con atención y con sinceridad cuáles son nuestros compromisos y prioridades “teóricos”, y hacerles pasar la prueba del nueve: ¿realmente quiero hacer esto? Si no quiero… entonces debería tomar decisiones al respecto. Porque en la inmensa mayoría de los casos, se pueden tomar decisiones, aunque sean duras (y probablemente lo sean… si no, no pasaríamos tanto tiempo engañándonos a nosotros mismos y evitándolas con mil justificaciones). De esta forma, renegociamos los compromisos con nosotros mismos, y nos limitamos a lo que realmente queremos hacer; y los que no queremos hacer dejan de ser un fantasma que nos atormenta.

Y si por alguna circunstancia después de ese análisis consideramos que hay cosas que aunque no nos apetezcan debemos hacer… pues entonces hay que ser consecuente, y afrontar ese compromiso con estoicismo: se hace, y punto. Al menos, sabremos el “por qué” lo hacemos.

Contenido relacionado:

Continue Reading