Cuestión de prioridad (¿es?)

La primera vez que entré en aquellas instalaciones me llamaron la atención sus paredes, cubiertas con enormes carteles en los que, con letras bien grandes, estaban escritos los “valores” de la compañía. Uno mencionaba “la máxima satisfacción del cliente”. Otro “la importancia de la rentabilidad”. Un poquito más allá se hablaba de “la contribución a la sociedad”.

Vaya, una gran declaración de principios. ¿Quién, en su sano juicio, no se adheriría a ellos? ¡Por supuesto, yo también los suscribo!

Y sin embargo, pasado el tiempo, te dabas cuenta del problema. Porque se daban situaciones en las que esos principios entraban en conflicto. A veces, para conseguir la máxima satisfacción del cliente ponías en riesgo la rentabilidad. Y si defendías la rentabilidad, a lo mejor perjudicabas al cliente. En caso de duda, ¿cuál de los principios “oficialmente establecidos” mandaba?

Estoy leyendo el libro “Esencialismo”, de Greg McKeown. En él cuenta la historia de la palabra “prioridad”, y cómo en su origen, y durante muchos siglos, significaba “lo que va primero”. En singular, porque solo una cosa puede ir primero. Fue después, cuando haciendo un ejercicio de voluntarismo, se empezó a usar “prioridades” en plural, como si fuera posible tener varias de un mismo rango. Y así es como hemos acabado en el mundo de las múltiples prioridades y de la consecuente confusión. Porque la razón de ser de una prioridad es ayudarnos a actuar en caso de duda. Y si hay varias prioridades que entran en conflicto no hay una guía clara de actuación.

Me gusta la formulación de las tres leyes de la robótica ideadas por Isaac Asimov. Precisamente porque deja claro cuál es su orden de preponderancia. Hay una primera ley, una primera prioridad (redundante, ¿verdad?). Luego hay una segunda que será aplicable salvo que entre en conflicto con la primera, porque entonces la elección está clara. Y una tercera, que sólo es aplicable si no entra en conflicto con las anteriores. No son tres leyes a las que se les da el mismo rango, y si hay conflicto allá tú con cómo lo resuelves.

Así debería suceder con las “prioridades” tanto a nivel corporativo como a nivel individual. En el caso con el que abría el post, debería estar expuesto que “lo importante es la rentabilidad”, y luego que “procuraremos la máxima satisfacción del cliente a no ser que ponga en peligro la rentabilidad”, y luego que “contribuiremos a la sociedad siempre que estemos dando la máxima satisfacción al cliente y tengamos rentabilidad”. Y así, en caso de duda, todo el mundo sabría a qué atenerse.

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El viejo troll que vive en el puente de las prioridades

Escuchaba hace unos días un podcast antiguo de Back to Work, en el que hablaban de prioridades. Mencionaban el de una persona que, durante una charla relacionada con este tema, decía que tenía “27 prioridades distintas”. Y esta anécdota servía para abrir la reflexión de la (lógica) imposibilidad de tener 27 prioridades. Si tienes tantas prioridades es que en realidad no tienes ninguna, estás completamente desbordado y no tienes control ni dirección ninguno, eres un barco a la deriva, un pollo sin cabeza. Y encima sufrirás por la sensación de “no llegar a todo”.

El caso es que no es tan difícil caer en una situación similar. El mundo está lleno de trampas que, si no gestionamos con habilidad, se convierten en compromisos que nos atenazan. Surgen en el ámbito laboral/profesional, en el ámbito de las relaciones personales, incluso en el de nuestros propios hobbies e intereses. A nada que nos descuidamos, empezamos a apilar “prioridades” que nos acaban por superar.

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Se hace necesaria la existencia de un “guardián de tus prioridades”. Una especie de “viejo troll que vive en el puente” (lo siento, han sido unos años duros con Dora la Exploradora; y aunque lo estemos superando ya, todavía quedan secuelas). Un ente gruñón, malhumorado, que someta a un duro escrutinio a cada nueva “aspirante a prioridad” que aparezca en el camino, y que determine si tiene entidad suficiente para convertirse en una prioridad real. Sobre todo teniendo en cuenta que el cupo de prioridades es extremadamente limitado, y que si una entra es muy posible que otra de las preexistentes tenga que salir.

“Que gran idea, ¡necesito un troll de esos!”. Pues sí. La mala noticia es que no es posible contratar uno, ni a tiempo parcial ni a tiempo completo. Custodiar las prioridades es algo que solo puede hacer uno mismo.

Recuerdo que en la universidad, en la asignatura de Organización, nos hablaban de un principio llamado “unicidad de mando”. O sea, que cada persona debería tener un único jefe, dueño de su tiempo y de sus prioridades, para evitar los conflictos derivados de que dos o más personas “te manden”. En fin, la típica paparrucha teórica que no aguanta ni medio asalto confontada con la realidad. Quizás hubo un tiempo en el que el mundo del trabajo era así (todo perfectamente estructurado, con jefes omniscientes que controlaban cada minuto de tu jornada y decidían a qué te tenías que dedicar en cada momento). Quizás lo siga siendo en determinados ámbitos, pero sin duda cada vez más residuales. Las organizaciones son más complejas, más difusas, las tareas cambiantes, las relaciones múltiples. Y no te digo nada si encima eres un profesional independiente, con múltiples clientes, múltiples colaboraciones, múltiples proyectos…

Pero es que incluso aunque el mundo del trabajo fuese así, y durante 8 horas pudiésemos olvidarnos de gestionar prioridades porque otro se encarga de ello y nosotros somos meros ejecutores, no podemos olvidar todo lo que no es trabajo: la familia, los amigos, los intereses personales, etc. ¿Quién decide ahí?

Tenemos dos opciones. Podemos dejar el puente sin vigilancia, y que sea lo que dios quiera. Y dios querrá que los compromisos se empiecen a acumular rápidamente, al ritmo que quieran los demás. Nos sentiremos desbordados, inútiles, incapaces de cumplir con todos. Será imposible mantener el foco, estaremos dispersos, y nos resultará difícil alcanzar resultados. Nos pasaremos el día apagando fuegos, y aun así no podremos evitar quemarnos. Por mucho que nos esforcemos, acabaremos quedando mal con mucha gente, y sintiéndonos un fracaso.

O bien podemos ponernos nuestro traje de troll, y dar el alto a cualquiera que pretenda pasar el puente. ¿A qué has venido? ¿Qué quieres de mí? Un examen exhaustivo. Pero claro, necesitaremos tener clarísimos cuáles son los criterios de admisión, aquello que Covey llamaba “empezar con un fin en mente”. ¿Qué tiene que suceder para que algo se convierta en prioridad para nosotros? ¿Cómo afecta a las prioridades que ya tenemos definidas?

En este escenario, tenemos que tener clara una cosa: muy pocas prioridades van a cruzar el puente. Así que el troll (o sea, nosotros mismos) vamos a tener que decir NO un montón de veces, a un montón de propuestas, compromisos y exigencias más o menos veladas. De gente desconocida, y de gente cercana. Y decir NO suele ser una fuente de conflicto, es realmente incómodo para nosotros, genera frustración en los demás. Habrá quien lo acepte, y habrá quien insista. Habrá quien nos entienda, y habrá quien se enfade con nosotros. Se puede intentar hacer de la mejor manera posible, pero al final, por mucho que lo endulcemos, un no es un no. Nadie dijo que ser el viejo troll que vive en el puente fuese un rol agradable. Pero alguien tiene que desempeñarlo, si no queremos las consecuencias del párrafo anterior. Y ese alguien somos nosotros, nadie va a venir a hacerlo en nuestro lugar. “Susto o muerte”, que decía el chiste.

Al final el troll debe tener un único objetivo: que las prioridades sean prioridades de verdad, que los compromisos sean verdaderos compromisos, y que nos sirvan para conseguir nuestros objetivos.

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El trabajo como reacción vs crear tu trabajo

Hay trabajos que son esencialmente reactivos: tanto si alguien “tira de ti”, como si te “empuja”, la definición de cuáles son tus tareas viene marcada por otros. El caso extremo es la cajera de supermercado: tú estás en tu posición, los clientes van viniendo, y tú les vas cobrando. O la cadena de producción, con una cinta en la que las piezas van pasando por delante de ti y tú tienes que hacerles tal o cual manipulación. O atiendes incidencias que entran en tu buzón, o llamadas que te va lanzando el sistema de telmarketing, o reuniones a las que te convocan, o llamadas que te hacen. En todos los trabajos hay una parte así, y en muchos puede ser el 100% del contenido.

Que sean reactivos no quiere decir que sean fáciles, no nos equivoquemos. Estas tareas pueden ser duras, complejas, inciertas. Pueden generarse a un ritmo que te resulte difícil o imposible de gestionar sin verte desbordado, puedes tener problemas a la hora de priorizar. No es un escenario idílico.

Sin embargo, cuando estás en esta situación hay una cosa de la que no tienes que preocuparte: del “papel en blanco”, de ser tú el que defina qué hacer, cuándo y cómo hacerlo. Son otros los que te marcan el ritmo.

¿Qué pasa cuando eres tú el que tiene que tomar esas decisiones? Lo cierto es que hay dos formas de verlo, una más positiva, y otra menos. Dos caras de la misma moneda.

En positivo, podríamos decir que estás en el “nirvana de la productividad”. No estás sometido a tiranías externas, eres tú mismo de acuerdo a tus prioridades quien determina a qué dedicas tu tiempo, qué quieres impulsar. No hay interrupciones, no hay “ladrones de tiempo”, solo tú. Una idea bonita, sin duda. Y sin embargo…

Como ya dije hace tiempo, “ser productivo da vértigo”. Cuando tú estás a los mandos, cuando tú tomas las decisiones… no hay nadie al lado hacia el que girarnos y preguntar “bueno, ¿y ahora qué toca?”, nadie que te marque el ritmo, nadie que decida por ti. Te asaltan las dudas, dudas sobre si debes hacer A o B, o peor aún, sobre por qué hacer A o B. El día es largo, y las oportunidades para replantearse lo que estás haciendo son muchas. Hacen falta buenas dosis de confianza en uno mismo, de capacidad de gestionar tu foco, de compromiso y motivación. Sí, es verdad, tienes en tus manos un gran poder… y la responsabilidad que viene con él.

Y ante esa presión, a veces echas en falta el “burladero” que son las tareas generadas por otros. Una agenda cargada de reuniones, una bandeja de entrada a rebosar de “pendientes de responder”, unas cuántas llamadas que devolver, un jefe microgestor, deadlines imperativos. Aunque supongan andar todo el día “con la lengua fuera”, o “no llegar a todo”, o “currar muchas horas”. Al fin y al cabo, siempre puedes echar la culpa a los demás (“joder, es que me convocan a muchas reuniones” o “con tanto correo yo no puedo hacer nada” o “estas fechas de entrega son imposibles de cumplir”). Y así te quitas de encima esa otra presión, más profunda, que nace cuando eres tú quien marca el camino.

De hecho, estoy convencido de que hay mucha gente que, aunque se queja de que “entre unas cosas y otras no tengo tiempo para nada”, en el fondo se encuentra “calentito” con esa forma reactiva de trabajar. Y que de una manera más consciente o más inconsciente, llenan su día de “trabajo generado por otros” para evitar tener que enfrentarse a las dudas.

Y en esas estamos. Delante de un papel en blanco, siendo consciente de la suerte que supone poder ser yo quien defina mi trabajo, y sufriendo a la vez el vértigo de tener que hacerlo.

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¿Cuánto pagarías por trabajar menos?

Recuerdo la escena. Estábamos tomando unas cañas después del trabajo, celebrando la despedida de alguien del grupo. La conversación derivó a los horarios de trabajo que teníamos, y una compañera dijo “Yo pagaría por trabajar menos”. “Hazlo”, le respondí. “¡No se puede!”. “Mentira. Por supuesto que puedes. Otra cosa es que no quieras”.

Por supuesto que podía trabajar menos. Si no dentro de la misma empresa, en otra. Si no en el mismo sector, en otro. Si esa era su prioridad, era cuestión de ponerse a buscar la fórmula. El problema es que ese “trabajar menos” tenía un precio. A buen seguro medido en términos económicos: menor retribución, menos poder adquisitivo… ergo renuncias a determinados elementos de su estilo de vida. Y posiblemente también medido en términos de proyección profesional, o incluso en satisfacción intrínseca con su trabajo. En definitiva, si no trabajaba menos es porque consideraba que el precio a pagar era demasiado alto para lo que iba a obtener a cambio.

Poco tiempo después, yo mismo tomé decisiones en ese sentido. Dejé mi posición (renunciando con ello a un jugoso sueldo, y a determinada carrera profesional), buscando otra forma de vida. Y en ello estoy. El caso es que llegó un momento en el que lo que podía conseguir con el cambio se volvió lo suficientemente valioso para mí como para pagar el precio que me pedían.

Por cierto, lo último que supe de esta chica es que se casó, dejó el trabajo y se dedicó a “sus labores” de esposa y madre. Está claro que podía trabajar menos, si quería. Sólo era cuestión de desearlo lo suficiente como para aceptar la contrapartida.

Foto: 1suisse .ch

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Desentrañar la maraña

Es sólo una sensación, un pensamiento rápido que tampoco estoy muy seguro de si sabré transmitir. Ahora leo mucho, en cantidad, calidad y diversidad. Y sin embargo, creo que me aprovecha menos que antes.

Me parece que uno de los problemas es que leo (o recibo información) de forma demasiado frecuente y desordenada como para que llegue a empapar bien: no has digerido algo y ya estás prestando atención a lo siguiente.

Por otro lado, antes dedicaba más tiempo a “rumiar” la información: a estructurarla, a relacionarla… ahora el proceso se realiza (con suerte) de una forma más intuitiva. Y yo, que siempre aprendí mucho de hacer resúmenes, siento que cada día aprendo menos. Leído, olvidado.

Y hay un tercer factor que creo que también influye, y es el “para qué”. Si uno se dedica a recibir (que no a procesar) información sin un sentido determinado, al final no hace más que perseguir gamusinos, engancharse a un tren detrás de otro sin importar la dirección. Con lo cual acaba no sabiendo uno ni a dónde va, ni dónde está.

Creo que estoy infoxicado. Las soluciones se me aparecen bastante claras, lo que no sé es si seré capaz de cumplirlas: cerrar las puertas al exceso y el desorden en la recepción de la información, y dedicar más tiempo a procesar, estructurar y relacionar la información que recibo. Y sobre todo, lo más importante y quizás lo más difícil: definir un “para qué” que me ayude a separar lo relevante de lo irrelevante, lo que puede ayudarme a alcanzar mis objetivos y lo que simplemente me distrae.

¿Lo de los buenos propósitos no era DESPUÉS de Navidad?

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