La clave para hablar en público

Comunicación eficaz

En la entrevista que hice hace unas semanas a Gonzalo Álvarez Marañón, entre las muchas cosas de las que hablamos, surgió esta reflexión que se me quedó dando vueltas respecto a una de las claves para hablar en público. O para comunicar, en términos generales.

Decía Gonzalo que la comunicación eficaz se produce cuando acertamos con el “sweet spot”, esa intersección entre dos cosas: lo que a ti te apasiona contar y lo que les aporta valor a quienes te escuchan.

La primera parte es fundamental. Si lo que vas a contar no te interesa a ti… ¿cómo narices pretendes interesar a otros? Puede parecer algo de perogrullo, pero si lo piensas bien… ¿cuántas veces tienes la sensación de que el que da una charla lo hace “por compromiso”, “porque le ha tocado”? De hecho, ¿cuántas veces te ha pasado a ti? Que te has visto medio obligado a preparar una charla de algo que en realidad te ilusiona más bien poco… Así que el primer paso es ser un poquito autocríticos y selectivos. Decir NO a la idea de dar una charla “por compromiso”, y solo subirse a un escenario (o hacer una entrevista, o colgar un vídeo en youtube o escribir un post…) cuando realmente tengas ganas de contar tus ideas.

Pero claro, eso hay que combinarlo con la otra parte. Porque esto no va de “gustarse a uno mismo”. Si comunicas no es por ti, si no por los demás. Si no les aportas ningún valor, es como si no hubieras hecho nada. Tiempo perdido, una bala desperdiciada. Así que hay que esforzarse por ponerse en el lugar del otro (aquello de “conoce a tu audiencia”), y pensar qué puedes ofrecerles tú que les aporte valor. Ahí es donde está la clave.

Sobre eso, entonces sí, puedes construir. Pensar en el diseño de tus diapositivas, en tu lenguaje no verbal, el storytelling, la apertura y el cierre, y otros tantos elementos “tácticos” que harán mejor tu comunicación. Pero no olvides que el alma, los cimientos, lo que va realmente a marcar la diferencia… es esa intersección entre tu pasión y el valor que recibe quien te escucha.



Me encanta que los planes salgan bien

¿Qué tal funcionó mi charla del otro día? Bueno, recibí reacciones positivas tanto en directo como en la red, pero asumo que eso no es significativo. Seguro que también hubo a quien no le convenciera, y no dijo nada (tampoco me tiraron tomates, eso es verdad). Yo desde luego estoy satisfecho, como siempre pensando en cómo hacerlo mejor la próxima vez. Pero hay algo de lo que estoy seguro: salió exactamente como estaba previsto que saliese.

Seguí el guión que tenía planificado. No divagué, ni me perdí, ni me dejé ningún punto relevante en el tintero. Encajé un par de chascarrillos. En definitiva, trasladé el mensaje que quería trasladar, y me ceñí rigurosamente al tiempo previsto, sin tener que hablar deprisa, ni saltarme ningún trozo, sin dar vueltas en bucle para ganar unos segundos porque me hubiese quedado corto.

¿Casualidad? No. Tampoco talento. Simple preparación, algo que está al alcance de cualquiera.

Hace semanas que empecé a pensar “qué quería contar“, cuál era la idea principal que quería transmitir y cómo montar el hilo argumental que me permitiera darle soporte. Porque de eso se trata, uno se sube a un escenario para contar algo. Sobre esa base he ido profundizando, afinando el discurso, añadiendo un poco de aquí y quitando un poco de allá, buscando datos y anécdotas, intentando darle equilibrio, coherencia y sentido.

En paralelo he ido trabajando el aspecto gráfico de la presentación: sencillo pero aparente, visual, coherente con el discurso. Lejos de las “plantillas estándar”, cuidando un poco los detalles. Aplicando algunos criterios básicos de diseño que no cuestan nada.

Muchos días antes recibí las instrucciones de la organización: 20 minutos, 11 slides, una plantilla estándar. Contrasté con ellos si el asunto de la plantilla era “negociable”. Lo era, así que pude seguir con mi plan original. Si no lo hubiera sido, hubiese tenido tiempo más que de sobra para adaptarme, nada de sorpresas de última hora. La restricción de minutos y slides sí me hizo aligerar la charla, y busqué cómo hacerlo manteniendo el espíritu y la lógica argumental; algo más sencillo cuando la diseñas “de arriba abajo”, puedes eliminar niveles de detalle manteniendo los grandes bloques.

Pasé la charla a dos o tres personas de confianza, para que me dieran su feedback. Incluso pregunté en twitter por un par de matices, a ver qué tal sonaban. Cambié un par de cosas en función de las aportaciones recibidas; es algo que me cuesta en general, pero cuatro ojos ven más que dos, y alguien “de fuera” puede ver tu trabajo con más claridad que tú mismo.

Y ensayé. Cogí la presentación, y la recité durante varios días, varias veces en mi cabeza, otras más en voz alta. Primero leyendo, luego siguiendo de memoria. Midiendo tiempos, siendo consistente en lo que contaba y en cómo lo contaba, asegurando que siempre tardaba más o menos lo mismo en cada bloque y, por extensión, en el total. Tomando referencias que me permitiesen saber, en vivo y en directo, si iba ajustado o no y corregir si fuese necesario.

La presentación la envié a la organización con varios días de antelación a la fecha límite. No había lugar a cambios de última hora, ni a volverles locos. El trabajo ya era de puro repaso, y así fueron los últimos días: asegurarse de que todo estaba en mi cabeza y que salía con fluidez. Incluso durante el viaje pude repasar mentalmente el hilo otro par de veces.

Y llega el momento de subirse al escenario. Y claro, hay nervios, porque da igual las veces que lo hayas hecho un auditorio con decenas de personas impone respeto. Pero empiezas a contar lo que has contado ya tantas veces en tu cabeza, y entras casi en “modo automático”. Y mientras hablas, como lo tienes automatizado, tienes tiempo para ver reacciones, para controlar el tiempo, para meter una pequeña improvisación. Y miras al reloj y ves que vas justo sobre el timing previsto. Y llegas al final y ves que quedan 30 segundos, los justos para hacer el cierre. Y después de un par de preguntas, te bajas satisfecho pensando que has hecho justo lo que querías hacer.

Habrá quien piense que “menudo repelente”, que qué asco doy :D. No podría importarme menos. Para mí era importante que saliese bien, por prurito profesional y por respeto a quienes me van a escuchar. Y por eso le dediqué tiempo y cariño a la preparación. No quería, en una presentación de 20 minutos, excederme 10 o quedarme 5 por debajo. No quería dejar cojo el argumento porque me olvidase de algo. No quería hacer una presentación frankenstein a última hora, mientras iba en el tren. No quería hablar muy rápido y atropellando ideas porque intentas meter en 20 minutos una presentación diseñada para 50. No quería amontonar texto en una diapositiva para que todo encajase. Simplemente, quería que saliese bien.

Decía Bill Walsh que, con la adecuada preparación, “score takes care of itself”. La mayor parte en esa preparación no hay magia, ni talento especial, ni herramientas maravillosas… solo diligencia. Woody Allen lo expresa diciendo “80% of success is showing up”. Las cosas pueden salir mejor o peor, pero que no sea porque tú no has hecho tu parte.



¡Simplifica el gráfico!

Estaba dando una vuelta por LinkedIn cuando me he topado con un gráfico que alguien compartía. El típico gráfico de “consultor que se ha venido arriba”. Una tabla con 6 elementos en un eje, y 13 en el otro. Cada casilla de cruce entre los dos ejes pintada de uno de 4 colores, con un significado que pone abajo en la leyenda. Y estas casillas unidas entre sí por flechas (algunas que van de derecha a izquierda y otras de izquierda a derecha, unas más largas y otras más cortas). Adicionalmente, dos o tres explicaciones con llamadas en determinadas intersecciones.

Me puedo imaginar al consultor que hizo el gráfico. Yo he estado ahí. Esa sensación de triunfo cuando consigues, después de darle muchas vueltas, reducir un montón de información a una sola hoja. “¡Toma, he conseguido meter 15 cosas en una sola diapositiva! ¡Soy la repolla! Joder, es que es brillante, ¡está todo aquí!”

Sí, amigo. Está todo ahí. PERO NO SE ENTIENDE. A ti, que llevas rumiando la información semanas, te puede parecer autoexplicativo. Pero para alguien que se enfrenta a la información por primera vez (como posiblemente sea el caso de quien se cruce con tu gráfico de las narices) es un auténtico jeroglífico difícilmente comprensible.

El objetivo de presentar una información de forma gráfica es facilitar su comprensión. Si un gráfico tienes que explicarlo, entonces es un mal gráfico. Ocurre como con los esquemas, o con los mapas mentales; muchas veces son un ejercicio de síntesis fantástico, pero solo sirven a quien los ha elaborado. Son el resultado de un proceso; pero lo valioso es el proceso, no el resultado.

Así que, si vas a hacer un gráfico para un tercero, piénsalo bien: ¿qué idea es la que quieres transmitir? ¿cómo puedes hacerlo de la forma más directa y simple? ¿se entiende de un primer vistazo? Si no, tendrás que trabajarlo más. Porque muchas veces cuesta más trabajo lo simple que lo complejo.



El arte de hacer presentaciones

Hoy adjunto una colección de presentaciones, elaboradas por Alberto de la Vega y Eduardo Simón de la Fuente (y a las que he llegado gracias a David Bartolomé), sobre presentaciones eficaces (valga la redundancia) al “estilo zen”. Un tema del que ya he hablado en anteriores ocasiones y que me parece fundamental para cualquiera que pretenda hablar en público; lo que me gusta de esta recopilación es que es muy clara en el mensaje, y está muy bien hecha en lo formal. Claro, lo interesante sería verles en directo (es lo que tienen las presentaciones eficaces; que están preparadas para ser una comunión de documento y discurso). Pero bueno, ahí van (las he puesto en inglés, pero también están disponibles en castellano):



No lo subas a Youtube

Hace ya un buen montón de años (del orden de 9, más o menos) mi jefe y yo preparamos una presentación superchula para un evento sobre creatividad. Al ritmo de The Crystals y su Da Doo Ron Ron se sucedían imágenes en blanco y negro (que él había escaneado de un libro de fotografías de los años 40-50, algunas bastante curiosas) y “mensajes” (del tipo “intenta lo imposible” y similares). Fue una currada importante (maldita la hora en la que se me ocurrió enseñar en la oficina “el Flash” y lo que se podía hacer con él… ¡todo el mundo quería que sus aburridas presentaciones powerpoint fuesen migradas para tener música y movimiento! – por supuesto, de las complejidades de hacerlo no querían saber nada) y el resultado (no es porque la hiciera yo) molaba.

El caso es que hace unos meses, hablando con este ex-jefe (con quien mantengo buena relación), me acordé de esta presentación. “Oye, tú que lo guardas todo, no la tendrás por ahí, ¿verdad? Porque yo la he perdido de vista” “Ah, pues sí, aquí la tengo” “Oye, pues mándamela, que me haría ilusión tenerla; la subo al youtube, la pongo en el blog…”

“Eh, no, no la subas a Youtube; que todavía podemos aprovecharla”. Ojos como platos. ¿Aprovecharla? Él hace años que no trabaja en consultoría, sino en una empresa “de verdad” en la que una presentación sobre “creatividad”… como que no va a usar nunca jamás. Aun así, estamos hablando de algo de hace 9 años. Por no hablar de lo convencido que estoy de que, incluso pudiéndola reutilizar a día de hoy, su impacto y difusión será mucho mayor si la pones a disposición de cuanta más gente mejor en vez de guardártela en lo más profundo de tu disco duro hasta que un día la pones ante un auditorio de 20-30 personas.

En fin, todavía sigo esperando. No por que se niegue a mandármela (la organización nunca fue su fuerte: puede perfectamente haberse olvidado del tema). Lo que tengo claro es que, en cuanto me llegue, a Youtube que va.



¿Sabes usar el powerpoint?

¿Sabes usar el powerpoint?“. Esta pregunta me la formularon en una entrevista dentro del proceso de selección que me llevó, allá por 1998 (el proceso fue a finales del 97) a mi flamante puesto de becario en una consultora. “Bueno, lo básico, no lo he dado mucho uso hasta ahora”, respondí.

Mentira. No lo había usado nunca. Pero al menos sabía lo que era. El programita ése que venía junto con el Excel y el Word, que alguna vez había abierto para curiosear a ver de qué iba… y que había cerrado aburrido tras cinco minutos.

Pero eso, al parecer, ya era una ventaja competitiva. Una compañera que también estaba en el mismo proceso me dijo “¿a ti te han preguntado no sé qué de un pogüerpoin?” “Pues sí” “¿Y sabías lo que era?” “Sí, algo me sonaba” “Pues yo ni idea”.

Aquella misma tarde, al volver a mi cuarto del Colegio Mayor, me puse a trastear un rato con el ordenador y el dichoso Powerpoint (sí, lo tenía instalado, merced a uno de esos discos piratas con el Office completo), a ver si me enteraba bien qué narices era aquello. Supongo que aquel día haría mi primera presentación, mis primeras transparencias. Y hasta ahora.

Todavía de vez en cuando alguien ve alguna de mis presentaciones más “tradicionales” y dice “vaya, cómo se nota que eres consultor”. Pues sí, debe ser eso. Powerpoint y consultor, esa pareja.



Powerpoints sin hilo argumental

Si hace unas semanas hablábamos de los milagros del powerpoint, varias experiencias recientes me llevan a reflexionar sobre uno de los aspectos, para mí, más necesarios para poder hacer una presentación efectiva: el hilo argumental.

He asistido en los últimos tiempos a algunas presentaciones que me han resultado embarulladas y un tanto caóticas, en las que se saltaban de unos temas a otros sin solución de continuidad y sin una relación clara, en las que te llegabas a preguntar en algún momento “¿y esto qué tiene que ver con lo anterior?” o “¿Y esto a qué viene ahora”?. Y al ir avanzando las piezas tampoco acababan de encajar. En algunos casos llega a dar la sensación de que el orador ha cogido trozos de diferentes presentaciones, las ha juntado y hala, a contarlas.

Para mí, una presentación requiere un guión claro, con una conclusión concreta que se quiera alcanzar (“¿a dónde quieres ir a parar?”) y un conjunto de argumentos que vayan guiando la atención del que la escucha hacia esa conclusión final. En fin, una estructura narrativa medianamente lógica y coherente.

Creo que es, muy por encima de colores, tipografías o fotos bonitas, la esencia de una buena presentación. Y es lo que intento trabajarme en primer lugar cuando me toca a mí preparar una.

Y me atrevería a decir que la prueba del nueve es sencilla: si en el último minuto de tu presentación puedes hacer una recapitulación lógica de todo tu discurso, en la que puedas demostrar cómo tus argumentos han ido fluyendo hacia la conclusión (al estilo de “hemos empezado viendo A, luego hemos visto cómo influye B y cómo, por lo tanto, llegamos a la conclusión C”), entonces lo has logrado. Si tú no consigues darle lógica a lo que cuentas… entonces imagínate cómo se quedarán los que te escuchan.



Presentación Blogs y Empresas

Hoy era el día de mi presentación sobre blogs y empresas en Asturias. Aquí estoy en el hotel, interneteando un rato (gracias a la wifi abierta de un amable vecino: si no lo haría con el 3G, pero esto es aún más sencillo…) después de un intenso día: primero un tranquilo viaje hasta Avilés (impresionante el tramo León-Oviedo, con esas montañas imponentes que ya mostraban las primeras nieves, pero con un sol de fábula), luego encontrar el hotel en Avilés (gracias al Google Maps en el móvil… no, no tengo GPS), y ya me vinieron a buscar para comer, luego a la charla, luego el “vino español” (unos “canapiés” muy ricos, todo sea dicho de paso)… y ya de vuelta al hotel cansadete, mañana de vuelta.

Antes que nada: mil gracias a Chemy y compañía por su hospitalidad, y también a José Manuel “evangelista” y su gente por toda la organización… la verdad es que da gusto con gente así.

Cuelgo aquí la presentación que hice. Como veréis, ésta es más “presentación-presentación”, es decir, material ilustrativo y de “acompañamiento” para un tipo (en este caso yo) que habla.

Como veréis, la primera parte de la charla es esencialmente el desarrollo de las ideas que ya recogí en la presentación comercial de Digitalylcia. A continuación desarrollo los 8 pasos que veo que tienen sentido en un proceso de acercamiento a estas cosas de la “web 2.0”: estar, escuchar, participar, animar, crear, atraer, sensibilizar y sostener. Y finalmente una serie de puntos que tienen que ver con mi experiencia de ya cuatro años blogueando, una suerte de “lecciones aprendidas” sobre las que hemos ido hablando.

En el turno de preguntas y en el posterior picoteo, algunas cuestiones interesantes que tendré que ir desgranando… pero que darán para más posts.

Han estado grabando la intervención en video, así que espero que pronto haya testimonio gráfico: ya lo pondré, claro.

Actualización: El video ya está disponible



¿Has oído hablar de la revolución 2.0?

Siguiendo con mis inquietudes respecto a venderme y todo el proceso de desarrollo comercial para Digitalycia, una de las cosas que quería hacer era una “presentación comercial“. Cuando me puse manos a la obra con el powerpoint, empecé a notar los viejos tics: si seguía por ese camino, me iba a salir un texto pesado, tirando a formal, tradicional, con mucho bullet y palabrería consultoril… Y como ese estilo no me gusta nada como “consumidor”, malamante iba a conseguir resultar atractivo para otros.

Así que me lié la manta a la cabeza y he preparado esta presentación un poco más dinámica. La idea es que sea autoexplicativa (es decir, que pueda circular por sí misma), por eso tiene tanto texto (aunque no mucho, creo). El objetivo es poner de forma directa sobre la mesa algunos puntos relevantes relacionados con el mundo 2.0 y su impacto en la empresa, y en cierta medida “incomodar” al lector y motivarle a que “quiera saber más”. Soy muy consciente de que el tono pueda resultar exagerado (hablar de “revolución” y todo eso: aunque creo firmemente que lo es), pero así es más susceptible de llamar la atención, ¿no creéis?

Por supuesto, todo es susceptible de mejorar, y vuestras opiniones siempre serán bienvenidas. Y más por supuesto aún, si os gusta y queréis darle “publicidad”… pues más bienvenido todavía.



Nueve pasos para obrar el milagro del powerpoint

Estaba leyendo este post de Seth Godin sobre cómo hacer una buena presentación y me ha parecido tan interesante que me he decidido a traducirlo. Son nueve pasos para conseguir una de esas presentaciones que funcionan (aunque a mí me gustan especialmente los “de fondo”: el 1, 3, 4, 7, 8, 9… y el corolario). A partir de aquí, son sus palabras (más o menos), no las mías:

1. No uses el powerpoint: la mayoría de las veces, no hace falta. Es contraproducente. El powerpoint te distrae de lo que realmente tienes que hacer… mirar a la gente a los ojos, contarles una historia, decirles la verdad. Hazlo con tus propias palabras, sin artificios y con claridad. En algunas ocasiones el powerpoint sí es útil, pero escógelas con prudencia.

2. Usa una tipografía personalizada: vete a Smashing Magazine y compra una de las que tienen a la venta, o usa una de las que ofrecen gratis. Instálala en tu ordenador, y usala en vez de las tipografías por defecto. Esto es como vestirse mejor, o tener una tarjeta de visita más bonita; es un detalle sutil, pero funciona.

3. Di la verdad. Con esto no quiero decir que “no mientas” (eso se da por descontado), sino “no te escondas”. Sé muy claro al contar por qué estás aquí, qué vas a venderme (estás aquí para vender algo, ¿no? Si no hazme un favor, no pierdas ni tu tiempo ni el mío). Quizás sea una idea, o un presupuesto, pero en todo caso es una venta. Si al final de la presentación no sé qué me estabas vendiendo, has fallado.

4. Paga por cada palabra. Te propongo un trato: pon cinco euros en un bote por cada palabra que haya en la página con más palabras de tu presentación. Si hay 400 palabras, 2000 euros. Si esto fuera así de verdad… ¿usarías menos palabras? ¿muchas menos? Lo he dicho muchas veces, pero lo diré otra vez: las palabras, para los informes escritos. Los powerpoints son para transmitir ideas. Si tienes bullets, por favor, por favor… una única palabra en cada bullet. Dos si es estrictamente necesario. Nunca tres.

5. Utiliza un mando a distancia. Yo siempre uso uno. Perdí el mío hace un par de semanas, así que tuve que hacer una presentación sin él. Me vi después en video y me fastidió darme cuenta de que había perdido toda la dinámica del contacto visual. De verdad, es dinero bien gastado.

6. Usa un micrófono. Si estás haciendo la presentación a más de 20 personas, un micrófono de solapa cambia tu postura y el impacto que causas. Y si estás presentando a más de 300 personas, usa iMag. Es un dispositivo con una cámara y un proyector que pone tu cara en la pantalla. Deberías tener una segunda pantalla con tu presentación: lo de ir cambiando entre tu cara y la presentación es un truco habitual de los productores pero que no merece la pena. Si hay 400 personas que van voluntariamente a dedicar una hora de su tiempo a escucharte, al organizador no debería importarle gastarse algo más de dinero para hacer que la presentación salga bien.

7. Asegúrate de que te has traido tu gran idea. No merece la pena hacer una presentación para una idea pequeña, o para un presupuesto, o para dar un informe trimestral. Para eso están los informes escritos. Una presentación implica representar una función, salir ante el público y actuar. Así que… ¿cuál es tu gran idea? ¿de verdad es buena? ¿seguro?

8. Que sea demasiado impresionante como para que alguien se dedique a tomar notas. Si hay gente que está tomando notas, blogueando o tuiteando tu intervención, entonces igual es que no es tan buena. Después de todo, podrías haberles ahorrado las molestias y simplemente bloguearlo tú, o pasarles tus notas, ¿no?. Desde pequeños nos han enseñado a sustituir el prestar atención por tomar notas. Es una vergüenza. Lo que hagas debería llamar la atención (una pista: los bullets hacen que la gente tome notas. En cuanto pones bullets en la pantalla, es como si dijeras “apuntad esto, es importante; no me prestéis atención”). La gente no toma notas cuando va a la ópera.

9. Sé breve. ¿Realmente necesitas una hora para tu presentación? ¿20 minutos? La mayoría de las veces, la respuesta es “con 10 me basta”. 10 minutos de grandes ideas impactantes, con grandes fotos y letras gordas, con pocas palabras, pensamientos inquietantes y conceptos que te hagan pensar. Y después de eso, dedica el resto de tu tiempo a hablar conmigo. A interactuar. A responder preguntas. A moderar el debate.

La mayoría de las presentaciones (y he visto muchas) son horrorosas. Y no son horrorosas porque no tengan un diseño profesional; son horrorosas porque el que las presenta esconde el verdadero motivo por el que está allí. Y esta nueva moda de rehacer tus diapositivas con un carísimo diseño gráfico no soluciona ese problema. De hecho, lo empeora. Prefiero a un amateur, pero que sea honesto.