El esqueleto de las ideas

El otro día surgió una conversación interesante en el trabajo. Era una charla de pasillo, pero derivó en un cruce de reflexiones e ideas con bastante chicha. “Deberíamos hacer esto…”, “pues no estaría mal enfocar las cosas por esta vía…”, “es algo que deberíamos plantearnos…”

Lamentablemente las ideas o las atrapas o se pierden. Eché en falta en ese momento disponer de un “esqueleto de las ideas”. Una estructura de “qué es lo que queremos hacer, cuáles son las líneas de acción principales”; una base sobre la que ir colgando las nuevas ideas que puedan ir surgiendo, en la que poder relacionar unas ideas con otras, sobre la que poder tener una visión global, priorizar… Igual que el esqueleto de los seres vertebrados es sobre el que se sostiene todo el cuerpo.

La cuestión es que este esqueleto no surge “de la nada”. Es necesario hacer un proceso inicial de construcción (lo que sería la “reflexión estratégica”… ¿cuáles son a grandes rasgos nuestros objetivos, nuestras líneas de acción?). En definitiva… ¿cuál es nuestro esqueleto?

Y a partir de ahí, también es necesaria una sistemática de captura y tratamiento de ideas. Cada vez que surja una iniciativa nueva… ¿cómo encaja con lo que ya tenemos? ¿cuál es su lugar, cómo se relaciona con lo demás? ¿qué (y cómo, y cuándo) vamos a hacer con ella?

En el fondo, es exactamente el mismo proceso que defiende GTD para la productividad personal, pero aplicado a un colectivo. Este esqueleto debe ser compartido y conocido por todos “en tiempo real”, para que así todo el mundo vea el sentido global de lo que se está haciendo.

De otra forma, las ideas son solo eso… flashes que en un momento determinado pegan un destello e inmediatamente se pierden en un caos de iniciativas desestructuradas.



Autocrítica GTD: examen de conciencia, contrición, propósito de enmienda

Ya he hablado en varias ocasiones de Getting Things Done, el sistema/esquema de productividad elaborado por David Allen, y de cómo encuentro que resulta muy útil para organizarse a la gente como yo. Llevo ya un tiempo explorando esta metodología, trabajando con ella, y he decidido hacer un alto en el camino para hacer “examen de conciencia”; se trata de mirar para atrás, y hacer autocrítica para mejorar la eficacia del sistema.

He identificado los siguientes puntos de mejora. Los he planteado “de más concretos a más difusos”:

  • Me cuesta hacer: el sistema se llama “getting things done”, y me doy cuenta de que en muchas ocasiones a mí me cuesta lo del “done”. El libro establece que hay momentos para recopilar, momentos para procesar… y que eso debe habilitarnos a tener momentos para hacer, en los que cojamos nuestra lista de “siguientes acciones” y vayamos abordándolas sin más, pim, pam, una tras otra (según el contexto, la energía, la prioridad…). Lamentablemente, yo me descubro muchas veces cuestionándome mi lista; “esto no sé si me apetece”, “esto debería plantearlo de otra forma” (y por lo tanto dejo de “hacer” para “replantear”). Esto probablemente sea un síntoma de que no estoy haciendo las cosas bien, de que mi lista no está bien construída (más que de una inadecuada gestión de interrupciones, por ejemplo, que creo que es algo que tengo bastante acotado… al final me descubro muchas veces buscando interrupciones/entretenimiento para no hacer lo que se supone que debería hacer).
  • A lo mejor parte del problema del “hacer” está en que me resulta poco natural definir las “acciones” con la precisión recomendable. El sistema identifica “acción” con “tarea física”, y muchas veces yo no llego a ese nivel de detalle. Por ejemplo, ahora mismo en mi lista hay un “Preparar viaje Londres”… probablemente sea susceptible de ser mucho más concretable en acciones más detalladas, individualizables… y ejecutables (p.j. “Descargar una guía de viajes sobre Londres” o “Hacer brainstorming de cosas que quiero ver en Londres” o “Revisar info de tickets de transporte público para turistas”). Llegar a ese nivel de detalle es una costumbre que se me resiste.
  • La revisión semanal es una de las piedras angulares del sistema, el espacio de tiempo en el que revisas todos tus proyectos, valoras su vigencia, y te aseguras de que todos tienen bien definidas las “siguientes acciones”. Mi problema: me cuesta encontrar el momento para hacer la revisión semanal y, en consecuencia, no lo hago de forma sistemática. Los viernes suelo estar con pocas ganas de repasar. Los fines de semana siento que estoy invadiendo mi espacio de ocio/descanso/familia. Los lunes por la mañana a la que te descuidas te ves metido ya en la dinámica del día a día y has perdido la ocasión. En consecuencia, voy haciendo “revisiones parciales” (p.j. cuando sucede algo que me sugiere replantear un proyecto), pero sin el nivel de “horizontalidad” suficiente; de nuevo, mezclando el “revisar” con el “hacer” y con el “procesar”.
  • Los “proyectos” son otro de los pilares del sistema, entendidos como “cualquier objetivo que requiera más de una acción física para ser completados”. Esta visión de proyecto tan exigente reconozco que en muchas ocasiones me da pereza… y por lo tanto probablemente tenga catalogados menos proyectos de los que realmente tengo en mente (y algunos se queden “disfrazados” de acciones mal definidas, como decía más arriba). “¿Cómo voy a hacer de esta chorrada un proyecto? Yo ya sé lo que hay que hacer, no hace falta”.
  • Otro punto que me resulta difícil: transformar las “áreas de interés” en proyectos concretos. Por ejemplo, tengo interés en la música. De hecho, tengo un proyecto definido como “Música”. ¿Y eso que quiere decir? Pues nada, en realidad. “Música” es un área de interés que además es un tanto difusa (porque me puedo referir a mejorar mis conocimientos de teoría musical, o a mejorar mi habilidad con la guitarra). La cuestión es que, incluso aunque tuviera clara el área de interés… me cuesta definir el proyecto. Digamos que pongo “Aprender a tocar la guitarra”… ¿cuál es mi “visión del éxito” de ese proyecto? ¿cómo lo traduzco a acciones concretas, ejecutables, que pueda y quiera hacer? La cuestión es que, mientras no lo haga, no voy a conseguir nada… y tendré eso como un “hilo pendiente” de forma permanente.
  • Lo cual nos lleva a un tema mucho más profundo: el compromiso. Getting Things Done enfatiza mucho ese aspecto: nuestras listas deben ser el reflejo claro de nuestro compromiso real y sincero con las cosas. Porque nuestro cerebro, nuestra motivación, no se deja engañar por nuestra palabrería. Hay una serie de cosas (normalmente pocas) con las que nos sentimos realmente comprometidos. Y luego hay otro montón de cosas que bien sea por quedar bien con otros, bien sea porque nos autoconvencemos a nosotros mismos de que “está bien querer hacerlo”… acabamos incluyendo en nuestras listas sin que realmente tengamos una motivación profunda para abordarlas. Un ejemplo: tengo como proyecto “Aprender chino”, incluso tengo definidas unas acciones concretas… pero cuando llego a ellas en la lista, siempre me da pereza. ¿Por qué sigo engañándome? ¿Realmente quiero “Aprender chino”? ¿O es algo que puse “porque estaría bien”, pero con lo que no siento ningún compromiso? Tengo la sensación de que debo ser mucho más sincero conmigo mismo respecto a lo que realmente quiero hacer, y poner cosas en mi lista sólo y únicamente cuando ese compromiso es verdadero y firme.
  • Dejo para el final lo que probablemente sea la madre del cordero: la visión de alto nivel. ¿Hasta qué punto estoy dirigiendo mis pasos hacia donde quiero ir (en el trabajo, en las relaciones personales, en el desarrollo individual)? ¿Cuántos de los compromisos que he adquirido con otros o conmigo mismo responden a una visión, a un plan… y cuántos son producto de la inercia? A lo mejor el problema del compromiso que mencionaba en el párrafo anterior tiene que ver con esto. A lo mejor hay que empezar a rascar aquí, en la visión más general, para luego ser capaz de definir proyectos que realmente te creas, que realmente te apetezca hacer. A lo mejor entonces es más fácil definir acciones, realizar revisiones semanales y, en última instancia, “get things done”.

En fin, leyendo esta autocrítica alguien podrá pensar… “coño, ¡si es que no haces nada bien!”. Visto así, realmente lo parece. Sin embargo, tengo la sensación de que voy avanzando. Toparme con estos problemas, llegar a identificarlos, es un signo de que he empezado a andar el camino, de que me he tropezado, y de que estoy aprendiendo en primera persona. ¿La “siguiente acción”? Mejorar.