Lo primero, un resumen ejecutivo

Resumen ejecutivo: importante dedicar primer párrafo de una comunicación a hacer un resumen de su contenido, para facilitar el cribado por parte del receptor. Fin.

Cuando escribo mails suelo enrollarme bastante. Es “mi estilo”. Suelo poner antecedentes, seguir una línea de razonamiento, dar detalles… y al final eso, quieras que no, ocupa espacio. Creo que el resultado es útil; hace poco me decían, en un antiguo cliente, que “todavía guardan algunos de mis mails como referencia” para cuando tienen que recordar determinados detalles. Aunque no negaré que a veces tengo el “verbo florido”, y me recreo más de la cuenta; autocrítica que no falte.

El caso es que, por encima de la utilidad o del estilo, reconozco también que abrir un correo y ver “un tostón” echa para atrás al más pintado. A mí me pasa (y eso que tengo cierta habilidad de lectura diagonal que me permite “escanear” texto a bastante velocidad). Es una cuestión de primer impacto: estás repasando las decenas de correos que tienes en la bandeja, te encuentras con un texto de apariencia densa, y dices “uf, qué pereza, luego a ver si tengo tiempo”. El problema, claro, es que el tiempo no sobra. Más de una vez me ha pasado que he dicho “pero si esto os lo puse en un mail” y que me respondan “uf, es que era tan largo que no lo leí” (de la frustración que produce eso hablamos otro día :D).

Un día un compañero me dijo, medio en serio medio en broma, que debería hacer un “resumen ejecutivo”. Le tomé la palabra, y aunque él me miraba con cara de “tío, que no lo decía en serio”, creo que fue una gran idea. Después de terminado el texto largo, no cuesta mucho resumir el contenido en dos o tres frases. “Este correo va de esto, y estas son las dos ideas relevantes”. Eso permite al lector, en un vistazo casi inmediato, decidir si es algo que le interesa (y por lo tanto le merece la pena entrar en profundidades) o si se queda con lo que ya ha leído y con eso le vale. Es un paso más respecto al “subject” del correo (que, por otra parte, tan mal usamos habitualmente)

“Pero es que yo quiero que se lo lea”. Ahhh… ésa es la madre del cordero. Que da igual lo que tú quieras. La otra persona siempre va a decidir, y no puedes controlar lo que va a hacer. En el mejor de los casos puedes facilitarle la vida (empatía, ¿recuerdas?), y quizás con eso aumenten tus posibilidades de ser leído.

PD.- De hecho, mientras escribo este post, me pregunto si no tendría sentido hacerlo también en el blog…

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Ya leeré tu email

Uno de nuestros “ladrones de tiempo” es estar pendientes, cada pocos minutos, de la bandeja de entrada. Miramos a ver si tenemos nuevo correo, lo leemos, nos liamos a contestar, a hacer las cosas que nos piden en él… y de esta forma interrumpimos nuestro flujo de trabajo, siendo mucho más ineficientes.

Ante esta tesitura, una de las soluciones que se recomiendan es disciplinarse a consultar el correo una o dos veces al día, nada más. El resto del tiempo, como si no existiera. Y, además, informar mediante una respuesta automática a los que te envían algo de este hecho: que ya mirarás su email, que no esperen respuesta inmediata, y que si es algo urgente que te contacten por el móvil. Había oído hablar de esta técnica de gestión del correo, pero hoy por primera vez me he encontrado con ella.

La sensación al principio es de un cierto rechazo (“pues vaya, mira tú qué bien”) pero la inmediata posterior es “yo debería hacer algo así”. Porque, si hacemos un análisis racional, la inmensa mayoría de las veces los correos que recibimos no requieren nuestra atención ni nuestra acción inmediata. Hay muy pocas cosas (por no decir ninguna) que no pueda esperar unas horas. Y sin embargo, nosotros mismos caemos en la trampa de encelarnos con ellos.

Aquí está el texto de respuesta que he recibido:

“Estimados xxxxxx:

Debido al gran volumen de trabajo que tengo actualmente estoy contestando al correo dos veces al día a las 11 de la mañana y 4:30 de la tarde (hora Madrid). Si necesitas hablar conmigo con urgencia (por favor valora si es de verdad urgente), no dudes en llamarme al móvil al xxxxxxxxx.

Mi intención es ser más eficaz, concentrarme de verdad y sacar más adelante para atenderte mejor.

Ten un día estupendo,

Fulanita”

¿Nos atrevemos a hacerlo?

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Mails atrasados

Ya lo dice el refrán: “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” (¿eso no es GTD en estado puro?). El problema con las cosas que dejas “para mañana” es que cabe el riesgo de que ese “para mañana” se transforme en un “para la semana que viene”… y así caigan en el olvido.

Estoy repasando el correo antiguo. Mi forma anárquica de gestionar el correo hace que haya mails sin responder desde hace dos y tres meses. Mails a los que puse la “estrellita” para gestionar después, pero que por hache o por be se fueron hundiendo en mi lista de cosas por hacer.

Siempre me ha parecido una falta de educación que no me contesten los mails. Por eso se me cae la cara de vergüenza cuando veo que yo he hecho lo mismo. Mails escritos hace dos y tres meses, dirigidos a mí, y sin respuesta. El mal ya está hecho, porque a la mayoría de esos mails no cabe contestarlos tres meses después; ya no es oportuno.

Me voy a tomar esto como una lección aprendida (o a aprender), a ver si aprendo a mejorar mi gestión de emails. Y a todos los que alguna vez me hayáis enviado un mail que no haya respondido, de verdad, mis disculpas más profundas.

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