Lo primero, un resumen ejecutivo

Resumen ejecutivo: importante dedicar primer párrafo de una comunicación a hacer un resumen de su contenido, para facilitar el cribado por parte del receptor. Fin.

Cuando escribo mails suelo enrollarme bastante. Es “mi estilo”. Suelo poner antecedentes, seguir una línea de razonamiento, dar detalles… y al final eso, quieras que no, ocupa espacio. Creo que el resultado es útil; hace poco me decían, en un antiguo cliente, que “todavía guardan algunos de mis mails como referencia” para cuando tienen que recordar determinados detalles. Aunque no negaré que a veces tengo el “verbo florido”, y me recreo más de la cuenta; autocrítica que no falte.

El caso es que, por encima de la utilidad o del estilo, reconozco también que abrir un correo y ver “un tostón” echa para atrás al más pintado. A mí me pasa (y eso que tengo cierta habilidad de lectura diagonal que me permite “escanear” texto a bastante velocidad). Es una cuestión de primer impacto: estás repasando las decenas de correos que tienes en la bandeja, te encuentras con un texto de apariencia densa, y dices “uf, qué pereza, luego a ver si tengo tiempo”. El problema, claro, es que el tiempo no sobra. Más de una vez me ha pasado que he dicho “pero si esto os lo puse en un mail” y que me respondan “uf, es que era tan largo que no lo leí” (de la frustración que produce eso hablamos otro día :D).

Un día un compañero me dijo, medio en serio medio en broma, que debería hacer un “resumen ejecutivo”. Le tomé la palabra, y aunque él me miraba con cara de “tío, que no lo decía en serio”, creo que fue una gran idea. Después de terminado el texto largo, no cuesta mucho resumir el contenido en dos o tres frases. “Este correo va de esto, y estas son las dos ideas relevantes”. Eso permite al lector, en un vistazo casi inmediato, decidir si es algo que le interesa (y por lo tanto le merece la pena entrar en profundidades) o si se queda con lo que ya ha leído y con eso le vale. Es un paso más respecto al “subject” del correo (que, por otra parte, tan mal usamos habitualmente)

“Pero es que yo quiero que se lo lea”. Ahhh… ésa es la madre del cordero. Que da igual lo que tú quieras. La otra persona siempre va a decidir, y no puedes controlar lo que va a hacer. En el mejor de los casos puedes facilitarle la vida (empatía, ¿recuerdas?), y quizás con eso aumenten tus posibilidades de ser leído.

PD.- De hecho, mientras escribo este post, me pregunto si no tendría sentido hacerlo también en el blog…



Elige la historia que quieres contar

Hace unos días veíamos en casa una peli, comedia española sin demasiadas pretensiones; las peripecias que rodean a la celebración de una boda (se llama “Ahora o nunca“, por si alguno la quiere buscar).

Los guionistas tenían mucho material entre el que elegir. Podían centrarse en la personalidad del novio, un tipo cuadriculado y obsesionado con hacer planes. Podían centrarse en las peripecias del novio, su padre y su suegro intentando llegar al lugar de la boda con el vestido de la novia. Podían centrarse en la novia y sus amigas, cada una con su caracter. Podían centrarse en la relación de la novia con la suegra manipuladora. Podían centrarse en el rol de la suegra “nueva rica” en contraste con sus orígenes humildes. Podían centrarse en la familia de la suegra. Podían centrarse en las diferencias entre las familias de él (“ricos”) y de ella (“humildes”). Podían centrarse en la despedida de soltera (ella le pone los cuernos con un discjockey en la despedida de soltero, éste le chantajea). Podían centrarse en el viaje de los invitados (van todos en un autobús). Podían centrarse en las diferencias culturales (la boda se celebra en Inglaterra). Podían…

En cada una de esas opciones podría haber habido un tema principal para una película digna, una historia que contar. Y sin embargo, ¿qué hicieron? Pues meterlo todo; un batiburrillo de ideas, ninguna de ellas desarrollada en profundidad, y todas compitiendo por su minuto de gloria llevando la atención del espectador de aquí para allá. Como resultado, un pastiche bastante petardo.

Acabó la peli, y me quedé pensando en cuántas veces sucede lo mismo cuando vamos a comunicar algo, hacemos una presentación, damos una charla, escribimos… Tenemos muchas ideas, queremos meterlas todas, no apostamos por una porque nos da miedo que resulte “insuficiente”, o que sea aburrido. Llenamos y llenamos espacio olvidándonos del hilo argumental, de la idea fuerza que queremos transmitir. Y el resultado es un mensaje diluido, flojo, intrascendente… y una audiencia que no sabe muy bien qué es lo que queríamos decir.

Así que ya sabes. La próxima vez, decide de antemano qué historia quieres contar, y cíñete a ella.



¡Simplifica el gráfico!

Estaba dando una vuelta por LinkedIn cuando me he topado con un gráfico que alguien compartía. El típico gráfico de “consultor que se ha venido arriba”. Una tabla con 6 elementos en un eje, y 13 en el otro. Cada casilla de cruce entre los dos ejes pintada de uno de 4 colores, con un significado que pone abajo en la leyenda. Y estas casillas unidas entre sí por flechas (algunas que van de derecha a izquierda y otras de izquierda a derecha, unas más largas y otras más cortas). Adicionalmente, dos o tres explicaciones con llamadas en determinadas intersecciones.

Me puedo imaginar al consultor que hizo el gráfico. Yo he estado ahí. Esa sensación de triunfo cuando consigues, después de darle muchas vueltas, reducir un montón de información a una sola hoja. “¡Toma, he conseguido meter 15 cosas en una sola diapositiva! ¡Soy la repolla! Joder, es que es brillante, ¡está todo aquí!”

Sí, amigo. Está todo ahí. PERO NO SE ENTIENDE. A ti, que llevas rumiando la información semanas, te puede parecer autoexplicativo. Pero para alguien que se enfrenta a la información por primera vez (como posiblemente sea el caso de quien se cruce con tu gráfico de las narices) es un auténtico jeroglífico difícilmente comprensible.

El objetivo de presentar una información de forma gráfica es facilitar su comprensión. Si un gráfico tienes que explicarlo, entonces es un mal gráfico. Ocurre como con los esquemas, o con los mapas mentales; muchas veces son un ejercicio de síntesis fantástico, pero solo sirven a quien los ha elaborado. Son el resultado de un proceso; pero lo valioso es el proceso, no el resultado.

Así que, si vas a hacer un gráfico para un tercero, piénsalo bien: ¿qué idea es la que quieres transmitir? ¿cómo puedes hacerlo de la forma más directa y simple? ¿se entiende de un primer vistazo? Si no, tendrás que trabajarlo más. Porque muchas veces cuesta más trabajo lo simple que lo complejo.



De retoques excesivos

Estos días publicaba la revista “¡Hola!”, por su aniversario, un reportaje protagonizado por Isabel Preysler y Carmen Martínez-Bordiú. Como cuentan las crónicas, “un amplio reportaje fotográfico en el que ambas aparecen radiantes, tanto que no parecen ellas. De hecho, el tratamiento con Photoshop de las imágenes es excesivo y hace que las dos musas del papel couché -que tienen la misma edad, 63 años- parezcan auténticas jovencitas veinteañeras. A los editores se les ha ido la mano con el retoque y tanto sus cuerpos como sus rostros simulan haber hecho un espectacular pacto con el diablo. Un gran trabajo que, sin embargo, ha provocado las burlas en las redes sociales, en donde no han tardado en surgir numerosos comentarios jocosos al respecto.”

Existe la tentación (y el que esté libre de pecado, que tire la primera piedra) de, cuando nos toca presentarnos en público, ofrecer nuestra mejor cara. Buscar el perfil bueno, ocultar nuestros defectos, aplicar algún filtro discreto, hacer un poco de preproducción y postproducción. En nuestra apariencia física, en lo que decimos, en cómo lo decimos. Mejor el mensaje grabado (y editado) que el directo, mejor la entrevista censurada, mejor la foto retocada. Mejor el control que la naturalidad. Un poquito, ¿quién lo va a notar? Hay que vender el producto.

Pero ay, ése es un camino por el que es muy fácil deslizarse sin control. Porque un poquito por aquí, otro poquito por allá, acabamos transformando la realidad a nuestro antojo, ofreciendo al mundo una versión de nosotros mismos que no se parece en nada a la original.

Y oye, no pasa nada mientras nadie tenga la ocasión de ver el contraste. El problema es cuando alguien puede poner frente a frente la versión hiperretocada que nos hemos inventado, y la versión real de todos los días. Y, como en el caso de la Preysler y la Martínez-Bordiú, las risas se oyen por doquier.



Comunicar, comunicar, y cuando creas que hayas comunicado… comunicar

Contaba hace unas semanas que había llevado a cabo un proceso de “recopilación de feedback” de la gente con la que trabajo. Analizando las respuestas, especialmente en el ámbito de “qué puedo hacer mejor”, ha aparecido un patrón común: la comunicación. Comunicación tanto “entrante” (me piden que esté más abierto a las peculiaridades de las distintas áreas, que me relacione más con ellas, que analice más con ellas el impacto que pueden generar las cosas que hago), como “saliente” (tanto dentro del equipo, como hacia fuera: estatus de los proyectos, próximos pasos…)

Me ha llamado la atención porque, la verdad, yo no tenía en el radar este déficit de comunicación. Mi percepción (obviamente sesgada) es que te pasas el día hablando con gente, dando vueltas a los mismos temas… como que ya está todo “suficientemente comunicado”. Pero es evidente que no.

Algo me hace pensar que este es un problema común. Que tendemos a ver el mundo con nuestras gafas (los temas con los que estamos trabajando todos los días, de los que hablamos en cada reunión, los que rumiamos cuando vamos en el coche…) y, aunque sepamos racionalmente que los demás no están igual de metidos en el tema, nos creemos que con “dos pinceladas” aquí y allá ya están puestos al día. Y no es así.

Comunicar debe convertirse, entonces, en una especie de obsesión. Comunicar, comunicar, y recomunicar. Hasta el punto en que tengas la sensación de estar siendo pesado. Aunque te aburras a ti mismo. Porque es muy probable que, aunque a ti no te lo parezca, para los demás siga siendo insuficiente.



Productividad sobre aguas turbulentas

Llevo un tiempo dándole vueltas a cuestiones relacionadas con la “productividad personal“. Esa disciplina que te permite, en teoría, hacer el mejor uso posible de tu tiempo. Y he de reconocer que, sin ser un experto, me gusta la filosofía y las técnicas que hay detrás.

Sin embargo, hay un punto en el que todavía no he conseguido encajar bien todas las piezas. Comentaba hoy mismo en un tuit que “El problema no suele ser tener “mucho qué hacer”, sino hacerlo en condiciones de incertidumbre“. Y en verdad lo pienso. Porque si uno tiene muchas cosas que hacer, está “desbordado”… cualquier sistema de productividad personal te va a permitir poner orden, establecer prioridades… y luego simplemente es cuestión de ponerse. Pim, pam, pim, pam… y se van resolviendo “to dos” o “quehaceres”, a veces con más concentración, otras con menos… pero digamos que es cosa de organizarse mínimamente y luego aplicar “fuerza bruta” a la ejecución.

La verdad, ójala ése fuera todo el problema.

Pero te encuentras, en el día a día, con muchas situaciones grises que impiden aplicar ese esquema. Por ejemplo, con tareas que no están bien definidas. “Pues lo que hay que hacer como primera tarea es clarificar la tarea”, dirán los puristas del sistema. Ya, en un mundo ideal tenemos en el minuto cero todos los datos, o es cuestión de buscar en algún sitio, o de preguntarle a alguien que además está siempre disponible, y tiene la respuesta que queremos. En definitiva, que tenemos en nuestra mano “clarificar la tarea”. Y que además no corre el reloj, y las fechas de entrega no se acercan. Pero en la vida real, tienes que trazar un plan “medianamente viable” aunque no sea perfecto, e ir ajustando sobre la marcha. Pero eso implica que en muchas ocasiones no tienes claro por dónde avanzar, ni tienes claro si el esfuerzo que estás dedicando a una tarea finalmente tendrá sentido, ni puedes quitarte la sensación de impotencia de un proyecto que “debería avanzar” pero no sabes muy bien cómo lograrlo.

Por no hablar, claro está, de cuando estás en un entorno corporativo en el que las prioridades son volátiles, sujetas a mil y una historias, donde hay decenas de cocineros metiendo la cuchara en el guiso movidos cada uno por su interés, donde lo que es importante para uno no es importante para el otro, lo que hoy es una prioridad mañana se deja de lado… pero sólo hasta que alguien se acuerda y vuelve a convertirse en “proyecto estrella”.

Sí, sé de sobra que esto no es un problema de “productividad” propiamente dicho, sino de organización, de comunicación, y si me apuras de estrategia/liderazgo. Un colectivo debería tener claro a dónde va (de forma flexible, sí, pero sin bandazos), debería tener una organización clara (donde esté perfectamente definido quién decide qué, y quién es responsable de qué), y unos canales claros que permitiesen que la comunicación fluyese de forma clara, puntual e inequívoca. Eso sin duda ayudaría a limitar (que no eliminar) el grado de incertidumbre, y permitiría aplicar los criterios de productividad de forma más razonable. Pero no siendo así, me temo (al menos yo no he sabido cómo evitarlo) la productividad se ve arrasada por la incertidumbre.



Presentar bien, ¿cuestión (solo) de tablas?

El otro día hice una presentación, de la cual recibí comentarios bastante positivos. “Se nota quién tiene tablas en esto”, me decían. Y hombre, sí, no cabe duda que la experiencia ayuda.

A mí nunca me había importado demasiado “exponer en clase”. Cuando apenas llevaba 4 meses en mi primer trabajo, me “tocó” amenizar la cena de navidad de la empresa. Mi “soltura” (probablemente no elevada en términos absolutos; pero si lo comparamos con la media…) hizo que alguien se fijase en mí para trabajar en un área de formación; es decir, más “experiencia” a la hora de ponerse delante de un auditorio. Y, como una bola de nieve, cuanto más lo haces mejor se te da. No creo ser un presentador “de nivel mundial”, ni mucho menos, pero creo que estoy bien por encima de la media del mundo corporativo. Y sin duda la experiencia es un grado.

Pero… ¿es todo cuestión de experiencia, de “tablas”? No lo creo.

Hacer una buena presentación tiene mucho de técnica, tanto a la hora de prepararla como a la hora de ejecutarla. Y como tal técnica, es susceptible de ser aprendida. Es cuestión de tomarse interés, de leer, aprender y practicar. Si uno simplemente espera convertirse en un buen “speaker” por el mero paso del tiempo… lo siento, eso no va a pasar. Y claro, también es cómodo esconderse tras un “es que yo no tengo experiencia” o “es que yo no tengo habilidades naturales” para no mejorar.

Teniendo en cuenta que “comunicar” es (al menos desde mi punto de vista) una habilidad fundamental en el mundo corporativo… creo que es algo a lo que merece la pena dedicarle tiempo y esfuerzo. Sí, las “tablas” ayudan, pero no creo que sea lo fundamental.



Los siete trucos (*) de Tamariz para hablar en público

El otro día tuve el enorme privilegio de asistir a una función de Juan Tamariz, considerado por muchos el mejor mago del mundo. Tengo el recuerdo de Tamariz desde que, en los años 80, participaba en el mítico programa de televisión 1, 2, 3. Y hace poco se me metió en la cabeza que estaría bien ver uno de sus shows en directo. Dio la casualidad de que, en el marco del Festival Internacional de Magia de Madrid, tocaba función en la capital… así que me agencié una entrada.

Qué gran acierto. Qué espectáculo tan extraordinario. Qué divertido, qué fascinante, qué… mágico. Salí entusiasmado, después de ver cómo un señor de casi 70 años entretenía durante más de dos horas a un público entregado. Pasé gran parte de la función con la boca abierta, y otra parte importante riendo a mandíbula batiente. El resto, aplaudiendo a rabiar, como un niño pequeño, como hacía muchos años que no aplaudía. Vi, con mis propios ojos, magia.

Todavía en éxtasis por lo que presencié, me puse en plan analítico. ¿Qué podemos aprender los demás de Juan Tamariz cuando nos subamos a un escenario a hablar en público?

  • Naturalidad: Tamariz en el escenario es absolutamente natural. No hay un gesto, un chiste, un chascarrillo… que resulte forzado. Donde a otros se les nota sobreactuados (“ahora tengo que poner esta voz; ahora toca mover el brazo así; ahora tengo que levantar una ceja”), Tamariz hace que todo fluya, que todo parezca en su sitio. No me cabe duda de que el espectáculo está una y mil veces ensayado, que todo está definido de antemano; pero a la vez está (quizás por el propio efecto de haberlo ensayado tanto) tan perfectamente pulido que resulta natural.
  • Cercanía: hay quien, además de la barrera natural que supone muchas veces el escenario con respecto a la audiencia, se encarga de levantar una barrera adicional; “yo estoy aquí arriba, vosotros ahí abajo… yo estoy por encima de vosotros”. Tamariz se encarga de romper cualquier barrera. Es, simplemente, uno de nosotros. En su lenguaje, en su actitud… no hay nada que te aleje de él, sino más bien al contrario.
  • Humor: el humor es un gran lubricante para la transmisión de ideas, para alcanzar la sintonía en la comunicación, para dejar huella. El humor relaja, entretiene. Y Tamariz es divertido, muy divertido.
  • Gestualidad: la capacidad de comunicación del lenguaje no verbal. Tamariz utiliza todo su cuerpo para comunicar. No duda en explotar su punto histriónico, sin vergüenza ninguna, para acompañar lo que dice. Sube, baja, corretea, grita, hace caras, mueve los brazos, tira el sombrero… se abre la camisa y muestra la pelambrera, enseña la calva… y por supuesto, toca el violín. Lo que haga falta.
  • Expectación: recuerdo uno de sus números, con un mazo de cartas. Una pequeña cámara enfocaba su mano mientras sujetaba las cartas, y una pantalla reproducía el momento. En ese momento miré a mi alrededor; más de mil personas tenían la mirada fija en la pantalla. Y lo que me resultó más impresionante: no se escuchaba a nadie ni respirar. Silencio absoluto, atención plenamente concentrada en lo que iba a pasar. Si eres capaz de crear un momento como ése… es que verdaderamente has conseguido impacto.
  • Involucración de la audiencia: el espectáculo de Tamariz no es del tipo “yo hablo, vosotros miráis”. Está permanentemente haciendo participar al público. No sólo con el “necesito un ayudante”, sino que interpela a personas por aquí y por allá, moviliza al público (recuerdo un momento en el que todos a la vez ejecutamos un “pase mágico”…). Pero, de nuevo, todo con naturalidad, alejado de esos momentos incómodos que a veces se producen cuando alguien insite en “ahora tienes que hablar tres minutos con el señor que tienes al lado”. En su punto justo.
  • Pasión: uno podría pensar que, con casi 70 años y toda una vida en los escenarios, Tamariz debería estar cansado. Que podría adoptar una actitud funcionarial en sus espectáculos, “vengo, hago lo mío, cobro y me voy”. Lo que yo vi en el escenario fue un niño absolutamente entusiasmado con lo que hacía. Me lo imaginaba en su casa, dando saltos y palmitas cada vez que ejecutara un número. Y esa pasión, ese entusiasmo, es la piedra angular que sirvió como catalizador de todo el espectáculo. Sin pasión, ¿cómo vas a emocionar, a conmover… a comunicar? Vale, no todas las materias del mundo son susceptibles de ser vividas con pasión (¿o sí?). Pero si no sientes pasión por lo que dices… ¿para qué te subes a un escenario? Es tiempo perdido, para ti y para quien te va a ver.

En definitiva, sé que no todos podemos ser Tamariz. Pero si podemos acercarnos, aunque sea un poquito… conseguiremos comunicar mucho mejor.

(*) Qué juego de palabras, oigan :D



Está mal escrito

Hace unos meses, comentaba alguien por twitter (no recuerdo ya quién) que estaba leyendo planes de negocio. Y que en uno de ellos había detectado un número importante de faltas de ortografía… causándole una mala impresión y alterando de esta forma la percepción de todo el documento. Digamos que, desde ese momento, ya le había puesto una cruz.

Lo entiendo. Me pasa algo parecido. A mí me enseñaron que era importante escribir bien; tengo alguna lagunilla, de la que soy consciente, pero en general creo que escribo de una forma bastante correcta. Y me chirría enormemente cuando veo algo mal escrito. Llevo fatal el “lenguaje SMS” y similares. Y sobre todo llevo muy mal las personas que son incapaces de diferenciar cuándo están escribiendo un mensajito para sus colegas, y cuándo están en un entorno profesional.

Y sin embargo… ¿tenemos razón? ¿Hacemos bien en “quitar puntos” a alguien por el mero hecho de que no escriba con una ortografía perfecta? Si lo piensas bien, puede que esa persona, con sus faltas de ortografía, sea en realidad un profesional muy capaz, buena gente, con muchos conocimientos en su área de especialización, con grandes ideas y una actitud impecable. De hecho, incluso las faltas de ortografía no tienen ninguna implicación en la capacidad de comunicarse, de estructurar ideas y de trasladar mensajes a una audiencia, tanto por escrito como de forma verbal.

La cuestión es, ¿no estaremos dejando que un defecto formal, y en realidad superficial, nos nuble el juicio? ¿No estamos dando demasiada importancia a “escribir bien”, por encima de otros factores más relevantes?

Yo tengo sentimientos encontrados. Porque racionalmente creo que sí, que no tiene por qué haber una correlación entre la forma de escribir y otros valores personales y profesionales. Y sin embargo, la reacción emocional ante algo mal escrito es de “repelús”.



Hablar por rellenar

Un periódico tiene que rellenar un número determinado de páginas. Una televisión o una radio tienen que rellenar 24 horas de programación. Rellenar. En eso consiste su labor, para así maximizar los ingresos por publicidad. ¿Y cómo se rellena? Pues como sea, pero hay que hacerlo.

Digo esto porque tengo la sensación (desde hace mucho tiempo) de que en los medios tradicionales, sujetos a esta necesidad de “rellenar”, los contenidos vienen a dar igual. Se trata de llenar minutos y páginas “al peso”. Si hay que dar noticias irrelevantes, se dan. Si hay que alentar debates absurdos e interminables, se alientan. Si hay que centrarse en detalles absurdos, pues sea. Si hay que tirar de refritos, se tira. Todo es cuestión de rellenar. Y en algunos “medios digitales” se detecta una tendencia similar. No se trata de rellenar un espacio determinado, pero sí de “generar tráfico”. Así que si para eso hay que hacer contenidos de cualquier pelaje por docenas, pues se hacen. Todo sea por maximizar el tráfico, y la relevancia en buscadores, o sea, las impresiones publicitarias. Porque al final, el objetivo es el mismo.

Lo que me sorprende es ver otro tipo de “medios”, más personales y/o profesionales en los que esa pulsión “publicitaria” no existe, pero que sin embargo caen en estrategias similares. Veo blogs que repiten una y otra vez las mismas ideas expresadas de forma ligeramente distinta una de otra, que se empeñan en darle vueltas y más vueltas a detalles y casos irrelevantes tratando de hilar finísimo en temas que no aportan gran cosa. ¿Para qué? No lo sé. A mí se me hacen aburridos, intrascendentes y repetitivos… y acaban cayéndose de mi lista de lecturas.

A mí, como lector, me gusta que se vaya al grano. Que me den las ideas importantes, de la forma más clara posible. Pin, pan, y a otra cosa. En una palabra, síntesis. Eso, trasladado a los medios tradicionales, podría ser un periódico de 4 páginas, un informativo de 5 minutos. Eso, el día que haya algo interesante… porque puede que haya días, o semanas, en los que no sea el caso. Decir lo que tengas que decir, y callar cuando no tengas nada relevante que ofrecer.

Por eso, suelo desconfiar mucho de cualquier medio que tenga establecido una “frecuencia de publicación”. Que me van a meter un debate de 3 horas, un programa semanal, un informativo de 35 minutos, un periódico de 48 páginas, o 50 posts por semana… si es con cosas interesantes bien, y si no, con material de relleno. Idem con aquéllos a quienes se les nota la preocupación porque “hace mucho que no escribo”, “no se me ocurre de qué escribir”, “me he propuesto escribir un post semanal”. Porque cuando uno siente que tiene algo interesante que decir, no necesita forzarse. Y si tiene que recurrir a la “fuerza de voluntad”… malo.

Foto: Luc de Leeuw