Lo primero, un resumen ejecutivo

Resumen ejecutivo: importante dedicar primer párrafo de una comunicación a hacer un resumen de su contenido, para facilitar el cribado por parte del receptor. Fin.

Cuando escribo mails suelo enrollarme bastante. Es “mi estilo”. Suelo poner antecedentes, seguir una línea de razonamiento, dar detalles… y al final eso, quieras que no, ocupa espacio. Creo que el resultado es útil; hace poco me decían, en un antiguo cliente, que “todavía guardan algunos de mis mails como referencia” para cuando tienen que recordar determinados detalles. Aunque no negaré que a veces tengo el “verbo florido”, y me recreo más de la cuenta; autocrítica que no falte.

El caso es que, por encima de la utilidad o del estilo, reconozco también que abrir un correo y ver “un tostón” echa para atrás al más pintado. A mí me pasa (y eso que tengo cierta habilidad de lectura diagonal que me permite “escanear” texto a bastante velocidad). Es una cuestión de primer impacto: estás repasando las decenas de correos que tienes en la bandeja, te encuentras con un texto de apariencia densa, y dices “uf, qué pereza, luego a ver si tengo tiempo”. El problema, claro, es que el tiempo no sobra. Más de una vez me ha pasado que he dicho “pero si esto os lo puse en un mail” y que me respondan “uf, es que era tan largo que no lo leí” (de la frustración que produce eso hablamos otro día :D).

Un día un compañero me dijo, medio en serio medio en broma, que debería hacer un “resumen ejecutivo”. Le tomé la palabra, y aunque él me miraba con cara de “tío, que no lo decía en serio”, creo que fue una gran idea. Después de terminado el texto largo, no cuesta mucho resumir el contenido en dos o tres frases. “Este correo va de esto, y estas son las dos ideas relevantes”. Eso permite al lector, en un vistazo casi inmediato, decidir si es algo que le interesa (y por lo tanto le merece la pena entrar en profundidades) o si se queda con lo que ya ha leído y con eso le vale. Es un paso más respecto al “subject” del correo (que, por otra parte, tan mal usamos habitualmente)

“Pero es que yo quiero que se lo lea”. Ahhh… ésa es la madre del cordero. Que da igual lo que tú quieras. La otra persona siempre va a decidir, y no puedes controlar lo que va a hacer. En el mejor de los casos puedes facilitarle la vida (empatía, ¿recuerdas?), y quizás con eso aumenten tus posibilidades de ser leído.

PD.- De hecho, mientras escribo este post, me pregunto si no tendría sentido hacerlo también en el blog…

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3 comentarios

  1. Exactamente. Lo que yo quiera es irrelevante y no tengo ningún control sobre cómo se leen (o no) mis comunicaciones.

    Muchas veces he podido deducir de las respuestas a mis correos que se no llegó al final, o que se leyó en diagonal con mucha prisa. O ambas cosas. Ahora intento prevenir y ayudar: ir al grano y concretar al máximo, ayudar visualmente con “bullet points”… pero no siempre se puede.

    Lo del resumen ejecutivo me parece una buena idea. No vale siempre y para todo, pero a tener en cuenta. Gracias por compartir.

  2. No eres el único. Yo algún email largo he enviado incluyendo como primera frase algo así como:

    “TL;DR; Nosequé”

    Y me lo han agradecido (algunos, después de preguntar qué quería decir lo de TL;DR; :-) )

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