Autocrítica GTD: examen de conciencia, contrición, propósito de enmienda

Ya he hablado en varias ocasiones de Getting Things Done, el sistema/esquema de productividad elaborado por David Allen, y de cómo encuentro que resulta muy útil para organizarse a la gente como yo. Llevo ya un tiempo explorando esta metodología, trabajando con ella, y he decidido hacer un alto en el camino para hacer “examen de conciencia”; se trata de mirar para atrás, y hacer autocrítica para mejorar la eficacia del sistema.

He identificado los siguientes puntos de mejora. Los he planteado “de más concretos a más difusos”:

  • Me cuesta hacer: el sistema se llama “getting things done”, y me doy cuenta de que en muchas ocasiones a mí me cuesta lo del “done”. El libro establece que hay momentos para recopilar, momentos para procesar… y que eso debe habilitarnos a tener momentos para hacer, en los que cojamos nuestra lista de “siguientes acciones” y vayamos abordándolas sin más, pim, pam, una tras otra (según el contexto, la energía, la prioridad…). Lamentablemente, yo me descubro muchas veces cuestionándome mi lista; “esto no sé si me apetece”, “esto debería plantearlo de otra forma” (y por lo tanto dejo de “hacer” para “replantear”). Esto probablemente sea un síntoma de que no estoy haciendo las cosas bien, de que mi lista no está bien construída (más que de una inadecuada gestión de interrupciones, por ejemplo, que creo que es algo que tengo bastante acotado… al final me descubro muchas veces buscando interrupciones/entretenimiento para no hacer lo que se supone que debería hacer).
  • A lo mejor parte del problema del “hacer” está en que me resulta poco natural definir las “acciones” con la precisión recomendable. El sistema identifica “acción” con “tarea física”, y muchas veces yo no llego a ese nivel de detalle. Por ejemplo, ahora mismo en mi lista hay un “Preparar viaje Londres”… probablemente sea susceptible de ser mucho más concretable en acciones más detalladas, individualizables… y ejecutables (p.j. “Descargar una guía de viajes sobre Londres” o “Hacer brainstorming de cosas que quiero ver en Londres” o “Revisar info de tickets de transporte público para turistas”). Llegar a ese nivel de detalle es una costumbre que se me resiste.
  • La revisión semanal es una de las piedras angulares del sistema, el espacio de tiempo en el que revisas todos tus proyectos, valoras su vigencia, y te aseguras de que todos tienen bien definidas las “siguientes acciones”. Mi problema: me cuesta encontrar el momento para hacer la revisión semanal y, en consecuencia, no lo hago de forma sistemática. Los viernes suelo estar con pocas ganas de repasar. Los fines de semana siento que estoy invadiendo mi espacio de ocio/descanso/familia. Los lunes por la mañana a la que te descuidas te ves metido ya en la dinámica del día a día y has perdido la ocasión. En consecuencia, voy haciendo “revisiones parciales” (p.j. cuando sucede algo que me sugiere replantear un proyecto), pero sin el nivel de “horizontalidad” suficiente; de nuevo, mezclando el “revisar” con el “hacer” y con el “procesar”.
  • Los “proyectos” son otro de los pilares del sistema, entendidos como “cualquier objetivo que requiera más de una acción física para ser completados”. Esta visión de proyecto tan exigente reconozco que en muchas ocasiones me da pereza… y por lo tanto probablemente tenga catalogados menos proyectos de los que realmente tengo en mente (y algunos se queden “disfrazados” de acciones mal definidas, como decía más arriba). “¿Cómo voy a hacer de esta chorrada un proyecto? Yo ya sé lo que hay que hacer, no hace falta”.
  • Otro punto que me resulta difícil: transformar las “áreas de interés” en proyectos concretos. Por ejemplo, tengo interés en la música. De hecho, tengo un proyecto definido como “Música”. ¿Y eso que quiere decir? Pues nada, en realidad. “Música” es un área de interés que además es un tanto difusa (porque me puedo referir a mejorar mis conocimientos de teoría musical, o a mejorar mi habilidad con la guitarra). La cuestión es que, incluso aunque tuviera clara el área de interés… me cuesta definir el proyecto. Digamos que pongo “Aprender a tocar la guitarra”… ¿cuál es mi “visión del éxito” de ese proyecto? ¿cómo lo traduzco a acciones concretas, ejecutables, que pueda y quiera hacer? La cuestión es que, mientras no lo haga, no voy a conseguir nada… y tendré eso como un “hilo pendiente” de forma permanente.
  • Lo cual nos lleva a un tema mucho más profundo: el compromiso. Getting Things Done enfatiza mucho ese aspecto: nuestras listas deben ser el reflejo claro de nuestro compromiso real y sincero con las cosas. Porque nuestro cerebro, nuestra motivación, no se deja engañar por nuestra palabrería. Hay una serie de cosas (normalmente pocas) con las que nos sentimos realmente comprometidos. Y luego hay otro montón de cosas que bien sea por quedar bien con otros, bien sea porque nos autoconvencemos a nosotros mismos de que “está bien querer hacerlo”… acabamos incluyendo en nuestras listas sin que realmente tengamos una motivación profunda para abordarlas. Un ejemplo: tengo como proyecto “Aprender chino”, incluso tengo definidas unas acciones concretas… pero cuando llego a ellas en la lista, siempre me da pereza. ¿Por qué sigo engañándome? ¿Realmente quiero “Aprender chino”? ¿O es algo que puse “porque estaría bien”, pero con lo que no siento ningún compromiso? Tengo la sensación de que debo ser mucho más sincero conmigo mismo respecto a lo que realmente quiero hacer, y poner cosas en mi lista sólo y únicamente cuando ese compromiso es verdadero y firme.
  • Dejo para el final lo que probablemente sea la madre del cordero: la visión de alto nivel. ¿Hasta qué punto estoy dirigiendo mis pasos hacia donde quiero ir (en el trabajo, en las relaciones personales, en el desarrollo individual)? ¿Cuántos de los compromisos que he adquirido con otros o conmigo mismo responden a una visión, a un plan… y cuántos son producto de la inercia? A lo mejor el problema del compromiso que mencionaba en el párrafo anterior tiene que ver con esto. A lo mejor hay que empezar a rascar aquí, en la visión más general, para luego ser capaz de definir proyectos que realmente te creas, que realmente te apetezca hacer. A lo mejor entonces es más fácil definir acciones, realizar revisiones semanales y, en última instancia, “get things done”.

En fin, leyendo esta autocrítica alguien podrá pensar… “coño, ¡si es que no haces nada bien!”. Visto así, realmente lo parece. Sin embargo, tengo la sensación de que voy avanzando. Toparme con estos problemas, llegar a identificarlos, es un signo de que he empezado a andar el camino, de que me he tropezado, y de que estoy aprendiendo en primera persona. ¿La “siguiente acción”? Mejorar.

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Raúl Hernández González

Soy Raúl, el autor desde 2004 de este blog sobre desarrollo personal y profesional. ¿Te ha resultado interesante el artículo? Explora una selección con lo mejor que he publicado en estos años.

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7 comentarios en “Autocrítica GTD: examen de conciencia, contrición, propósito de enmienda

  1. Hay un detalle respecto al alcance de las acciones que recuerdo comentar (di un curso de GTD con uno de mis jefes, que lo lleva usando cerca de 10 años y es “profe oficial”, etc), y es que las acciones deben ser siempre la acción completa mas pequeña que necesites para avanzar, de manera que puedas leerla y tengas claro el qué hacer inmediatamente.

    P.ej, nos ponía el ejemplo de un curso anterior, donde uno de los alumnos tenía que sacarse el pasaporte. Si apuntas “sacarse el pasaporte”, te estás bloqueando a ti mismo, porque es una acción demasiado complicada, así que hacíamos el camino inverso -> Necesito el pasaporte -> No sé el formulario que necesito o los pasos para hacerlo -> Tengo que llamar -> Tengo que buscar el teléfono. Acción: “Buscar el tlf de la embajada” Ni siquiera llamar, esa sería la acción siguiente. Y no obsesionarse con siguientes acciones, para eso están las revisiones. De esa manera “liberas tu mente” de los estreses posteriores…

    En tu caso, “preparar viaje a Londres” posiblemente sea un buen proyecto, pero puedes apuntar todas esas cosas que dices. ¿Qué tal por ejemplo apuntar sólo “buscar por Internet 20 sitios candidatos que visitar” -> “seleccionar 10”? (suponiendo que tengas el billete y demás) A partir de ahí, puede que tengas una mejor visión de qué transportes públicos mirar y tienes un objetivo claro (p.ej. quiero visitar el British Museum)

    El tema del compromiso creo que es otro punto clave. Al final, nuestro día da para las cosas que da, y si queremos ser eficaces, tenemos que priorizar y decidir qué queremos hacer (y que no, que es también muy importante). Creo que no está mal decidir que esto en particular lo dejamos para más adelante, y, en el momento adecuado, si es necesario, borrarlo de nuestra lista de cosas… Lo que no tiene sentido es engañarnos a nosotros mismos. Ser sincero con uno mismo creo que es un pilar de la productividad personal, y eso supone conocerse y pensar en uno mismo (críticamente)

    De todas formas, todo esto es siempre un camino de descubrimiento y de mejora contínua. Como siempre, lo importante es el camino, y, después de todo, uno no puede pretender correr antes de saber caminar. Estoy segurísimo que si sigues pensando en estas cosas y corrigiendo detalles, pues vas mejorando en tener todo bajo control y siendo más eficiente, que al final es de lo que se trata. Suena a que lo estás haciendo muy bien… ;-)

  2. Tengo 13 anos queriendo terminar la prepa y con tus comentarios me doy cuenta q la forma como lo planteo no me apetece hacerlo.
    Necesito ayuda para aplicar la tecnica getting things done.

  3. Muy bueno el artículo, me identifico con prácticamente todos los problemas. Y muy bueno también el primer comentario de Jaime, es una buena ayuda. Gracias.

  4. Has casi clavado mi vida con Gtd. Aunque yo el problema más grande que me encuentro, es que dedico tanto tiempo a procesar, y a reconocer tareas… Y sobre todo a pensar que acciones o subtareas tiene cada una de las tareas o proyectos que tengo que hacer, que apenas tengo tiempo de ejecutarlas.

    Y eso me lleva a una conclusión… O bien tengo demasiadas tareas/acciones. O por el contrario no tengo ni idea de como va esto. Y ya llevo 7 años con el sistemita de marras.

  5. Vaya que ha sido interesante leerte(me) e identificarme en muchas de las situciones que describes. A pesar de estos invonvenientes que para mi presentan la oportunidad de descubrir el por que, escuchar las excusas que doy para no HACER.
    Describir la siguiente acción tiene su complicación y es que me di cuenta que requiere habilidad para describir verbos , y aqui esta la oportunidad mas clara del sistema que al desarollarar la visión los proyectos empiezan a fluir.
    Coincido contigo , este ejercicio de autocrítica lo considero una clara muestra de avance. Mi opinión es que tal vez que mejorar sea mas un proyecto y no la A/S.

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