Hace no mucho, en un proyecto en el que estaba trabajando, me crucé en el pasillo con una de las personas de referencia dentro del proyecto. «Oye, tengo pendiente de recibir tu respuesta a varios emails de la semana pasada».
«Ah… pues es posible. La verdad es que tengo tantos emails al cabo del día que, si te digo la verdad, la mitad de ellos ni los veo«.
Ah… «po fueno, po fale, po malegro«. Es decir, ¿qué le puedo decir? Si preparo un email y se lo mando a alguien… espero que se lo lea. Y espero que me responda. Porque normalmente, si escribo un email es porque necesito que lo lea y que lo responda. Pero no es ya lo que «yo necesito», sino lo que «el proyecto necesita»… y el proyecto es suyo, no mío.
Desde mi punto de vista, el email es una herramienta fundamental en la gestión de cualquier proyecto; no la única, pero sí muy importante.
- Me permite prepararlo cuando yo tengo tiempo, y a la vez a la otra persona «digerirlo» cuando él tiene tiempo. Esta asincronía me parece fundamental, y es algo que ni el teléfono ni las reuniones presenciales te permiten.
- Puedo añadir todo el contexto necesario, incluyendo en su caso documentación, etc. Esto en una reunión es posible (pero no siempre hay tiempo para todo; además, cada persona involucrada tiene unos conocimientos/intereses/involucración diferentes… que puede aplicar en su lectura individual, pero no tanto en una comunicación en persona); por teléfono es todavía mucho más difícil.
- Todo está escrito: es mucho más fácil hacer un seguimiento de las preguntas, las respuestas… que a la vez sirve de referencia para el futuro. Sí, de reuniones y conversaciones se pueden hacer actas… ¿pero quién las hace realmente?
Así que, si una de las partes renuncia a los emails como herramienta fiable de trabajo (ni siquiera sabes si lo va a leer o no), ¿qué hacer? ¿Convocar reuniones cada día y el de enmedio, para tratar temas sin preparación previa, encima cuando la agenda de todo el mundo es normalmente impracticable? ¿Asaltar por teléfono al interlocutor, en una suerte de «aquí te pillo, aquí te mato» indocumentado del que no queda registro? ¿Comunicarse a base de encuentros casuales en la máquina del café o en el pasillo de los baños?
Sí, es verdad que el email puede convertirse en un monstruo. Comunicaciones discrecionales enviadas a diestro y siniestro, copias indiscriminadas, envíos automáticos… aun así, francamente, creo que no es admisible la «renuncia al email». Hay herramientas más que suficientes (filtros automáticos, etc.) que te permiten discriminar con bastante fiabilidad el correo entrante, separando «lo que tengo que atender seguro» de lo que «puedo dejar sin ver». Francamente, creo que atender el email es una responsabilidad irrenunciable. Y si no puedes atender tu email correctamente, igual es que estás intentando abarcar más de lo que realmente puedes asumir; sea por lo que sea, estás dejando de hacer parte de tu trabajo y entorpeciendo encima el trabajo de los demás.
Casi de acuerdo… Solo echo de menos la responsabilidad individual a la hora de enviar e-mails. Si recibes más de 100 e-mails al día, puede que estés tratando de abarcar más de lo que puedes, o puede que trabajes con gente poco responsable, o en una cultura en la que para guardar las espaldas se pone en copia a todo el mundo. Sin el e-mail ya no podríamos vivir, de acuerdo, pero echo de menos que se utilice con responsabilidad, y medida. Es como las interrupciones. Si estäs en la oficina, todo el mundo entra a preguntar algo. Si no estás no ocurre nada. Luego, esas interrupciones no son necesarias. La gente suele ser bastante irresponsable con el tiempo de los demás, en persona, por teléfono, o por e-mail. Pero, en mi opinión, el problema es el mismo.