Gestionar contactos

Bah. A quién se le ocurre…

Resulta que hoy, después de ni se sabe la de tiempo, se me ha ocurrido echar un vistazo a la carpeta de “Contactos”. Dos mil y pico dice Gmail, de los cuales más de cuatrocientos catalogados como “Mis contactos”. Un galimatías de mucho cuidado.

Empecé hace ya años a intentar mantener una agenda de contactos más o menos ordenada. Por aquella época con el Outlook de Microsoft. En paralelo, tenía la Palm sincronizada. Bueno, más o menos bien. El procedimiento era sencillo: cada vez que alguien me daba una tarjeta, yo disciplinadamente la metía en la agenda con el máximo detalle. Si alguien me comunicaba un cambio en directo, o por mail… pues lo mismo. El problema es que, actuando así, acabas teniendo una agenda en la que se mezclan tus padres, tus amigos, clientes, contactos ocasionales (la típica reunión en la que aparecen y te entregan tarjeta 10 tíos, de los cuales nunca vuelves a saber nada nunca), el teléfono de la peluquería, el del veterinario, el de la parroquia a la que tienes que llamar para que te den el curso prematrimonial…

Así, al cabo del tiempo, te encuentras con una agenda demasiado grande, en la que hay muchas personas a las que apenas consigues recordar vagamente (a las que por supuesto nunca volviste a contactar para nada). Y si al menos los datos fueran correctos… pero encima hay que lidiar con la desactualización de los datos. Gente que cambia de trabajo, o de teléfono, de email, o de dirección… sin avisarte; lo cual es lógico en la inmensa mayoría de las ocasiones (¿quién eras tú, al fin y al cabo, para que te notificasen un cambio?), y una falta de detalle en otras.

Por otro lado el móvil; durante un tiempo lo tuve sincronizado, pero desde que empecé a usar Gmail decidí pasar (no tiene una sincronización fácil, precisamente). En el móvil tengo nada más que los teléfonos de los más cercanos. Pero claro, a veces haces cambios en el móvil que no reflejas en la agenda. O viceversa. O sea, que al final de nuevo datos desparejados.

Y encima sumas que Gmail te guarda todos y cada uno de los correos intercambiados a lo largo del tiempo. O sea, que tienes que revisarte los cientos y cientos de personas que alguna vez te han escrito o a las que has escrito, no siendo que haya alguien susceptible de ser interesante y que se te haya pasado recopilar.

Pues eso. Un guirigay al que no sabes cómo meterle mano. Y al que, de hecho, no sabes si merece la pena meterle mano. La verdad es que creo que en la era de las redes sociales, el esfuerzo de mantener una “agenda” por uno mismo es un absurdo. Cada uno debería cuidar de mantener actualizados sus propios datos en las distintas redes sociales, y facilitar a los demás que se unan a ellas. Y francamente, si alguien no muestra ni el más mínimo interés en aportar sus datos a estos sitios, te hace pensar que quizás no merezca la pena tratar de seguir en contacto con él. Total, si a él no le interesa, pues adios muy buenas.

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Raúl Hernández González

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16 comentarios en “Gestionar contactos

  1. Y eso por no hablar de Twitter, Facebook, etc etc. ¿Te das cuenta que este post es el germen de una aplicación de la web 2.0 para gestionar contactos de forma centralizada?
    Y en el trabajo es peor con la agenda de contactos compartidos :)

    Fuera bromas, es un problema bastante común. Yo por eso intento hacer un proceso de revisión de mis contactos cada 2-3 meses y los que no uso, los elimino. Lo mismo en virtual que en personal. Así quedan números manejables…

  2. Para esto you uso Linkedin y Outlook con la Blackberry. Capturo los datos de Linkedin en Outlook, con la barra Linkedin para Outlook, y entonces ya los tengo disponible en la BB por la sincronizacion permanente que tienen. Algunos contactos solo tienen email ( la mayoria de gente no pone su telefono en Linkedin ) pero para ser sincero a la gente que no me ha dado el telefono prefiero no llamarles ;-)

  3. Una cosilla, yo no tengo el teléfono en linkedin por temas de privacidad. No porque no quiera que me llames. Pero tampoco se me ocurre un tema por el que me vayas a llamar tan urgentemente que no pueda esperar a un mail.

  4. Yo también quiero actualizar mi agenda!! Bueno, en realidad quiero reconvertirla a mi nuevo proyecto empresarial.

    Quiero unificar mis agendas de outlook, entourage, gmail… o me volveré loco!

  5. Ah, pues yo sigo en la etapa del Exchange… No he encontrado nada mejor, y la verdad, no me molesta tener el teléfono del sitio donde baño a los gatos al lado del de la cap del servici de formació de la Diputación de Tarragona. Son cuatro veces más las que tengo que darle a la flechita de abajo cuando llamo a alguien. No es trabajo.
    Eso sí, la gente que no tiene cuidado con estas cosas se sigue quedando alucinada cuando ve cómo la tengo en el móvil… como mi madre o mi chica… —¿¿Me tienes con nombre y dos apellidos en la agenda del móvil??— Y yo pensando, y porque no se ven las categorías, porque entonces lo fliparías más todavía :o)

  6. Piensa que no tener tus datos en las redes sociales puede ser un tema de publicidad.

    No me importa dar datos para que alguien, quien yo quiera, me tenga en su Outlook, pero de ahí a publicarlos en cualquier red social … va un paso.

  7. Yo también soy de Plaxo, lo recomiendo encarecidamente. Tiene la ventaja de que soporta sincronización con Outlook y que permite que el dueño de la información la cambie.

    Lo uso desde hace 5 años al menos, y pago la versión pro, unos 50 al año solo

  8. Alberto, lo de Plaxo llegó tarde para mí. Pasaba (y paso) de reconstruir mi red social otra vez, de invitar a gente para que se haga… pero pensando en quien haga como tú, hoy me he hecho el perfil (que lo tenía, pero muy desangelado). Así, si alguien lo usa, por lo menos que tenga datos de verdad :)

    Alfonso, el problema es el síndrome de Diógenes. “Hace 10 años que no hablo con este tipo… ¿pero y si alguna vez necesito sus datos? Así no tiras nada…

    JJ, yo es que Outlook ya lo dejé. En el momento en que dejé de usarlo como gestor de correo (me pasé a Gmail), se me hizo poco útil mantenerlo para la gestión de contactos o de tareas.

    Emprendeblog, yo creo que ése es uno de los temas pendientes de resolver en el dospuntocerismo; la existencia de un estándar de contactos sociales, en el que se apoyen las distintas redes… y que no te obligue a rehacer tu red allá donde vayas.

    Javier, yo también soy más de mail que de teléfono. Pero entiendo que hay gente que es al revés, y que prefiere usar el teléfono antes que poner un mail. Así que lo que hago es ofrecer esa vía. Luego yo soy bastante restrictivo a la hora de coger llamadas (lo normal es que tenga el móvil en silencio y con el contestador activado; sólo cuando quiero pongo el timbre, y aun así sólo cojo si identifico la llamada y me apetece/necesito contestar; si no, al contestador y ya lo gestionaré). De hecho, ahora estoy en proceso de activar un teléfono fonyou, que en teoría permitirá hacer todo esto de forma aún más controlada. Pero en el peor de los casos, te diré que en todos los años que he tenido mi teléfono expuesto, sólo recuerdo un par de llamadas “inesperadas”.

    Julio, a mí el tema de la privacidad no deja de hacerme cierta gracia. Que yo sepa, de toda la vida de dios nuestro teléfono y nuestra dirección estaban a disposición de todo pichichi (páginas blancas). Y no pasaba nada. Ahora parece que, por estar internet, estamos expuestos a centenares de acosadores y que sea una locura estar localizable… Pero aun así, hasta donde yo conozco todas las redes permiten un nivel de control bastante elevado sobre qué y a quién enseñas tus datos. Así que tampoco lo veo un problema. Creo que menos control había antes (con las páginas blancas, o con el reparto indiscriminado de tarjetas de visita).

    Ale, a mí me pasaba igual. Eso de que no ponga “mamá” o “churri” les chirría cosa fina :D. A mí tampoco me importaba tener mezcladas unas cosas con otras. Quizás el problema sea que el gestor de contactos de Gmail es una porquería… comparado con la capacidad de etiquetado y filtrado del Outlook, está a años luz.

  9. Que más da tener 7,5 mill de contactos si el sistema de búsqueda, la velocidad de acceso y la sincronización es rápida?. Yo soy de los de gmail+iphone y esto ha supuesto un cambio brutal.

  10. Yo también guardo el teléfono de la parroquia donde hice el curso prematrimonial… también pienso que debería borrarlo pero como no me ocupa espacio, allí se queda, jeje.
    Mi combinación es BlackBerry + GMail y más o menos lo mantengo ordenado.

  11. Te has cargado de un plumazo la teoría del CRM y las ventajas de disponer de dispositivos manuales con Megagigateras de capacidad.
    Desde un punto de vista pragmático tienes razón, aunque no acabo de creerme que se pueda aplicar el síndrome de Diógenes a información estructurada = útil.
    Yo lamento no haber guardado en su siglo toda la información que hoy echo de menos y que cuando era más joven tiré porque no me servía para nada y porque no había las herramientas que hoy tenemos al alcance de la mano.
    No me refiero solamente al curso prematrimonial,(que todavía no he vuelto a necesitar): hablo de las 2000 o 3000 direcciones de mis antiguas agendas de papel de mis últimos 35 años en la misma guerra, que tiré porque no les veía utilidad y que ahora echo de menos. Obviamente no las 3000, pero como no sabes cual necesitarás, tampoco es mal ratio 1/3000 de utilidad al precio al que está el Kb.
    También “vivo” en unas cuantas Redes Sociales y no comparto tu opinión respecto a su posible utilidad como agenda de contactos. Cada uno de los nódulos de una red debe ser propietario de su networking y mezclamos churras y merinas si intentas usar LinkedIn para guardar datos de tu albañil de cabecera, que a lo mejor no te apetece compartir.También es cierto como dices que hoy tienes al alcance de Google casi toda la información de una persona, pero deberíamos respetar sus deseos de compartir o no la información que publica en una Red Social para uso exclusivo de la Red.
    En esta ocasión lamento llevarte la contraria: mi agenda con 3796 contactos profesionales no la cambio por nada ni la comparto con nadie y al precio del byte no me importaría haber guardado los casi 30.000 curriculos que tuve la oportunidad de entrevistar respondiendo a ofertas de trabajo en mi vida anterior y que guardaba en papel hasta que se inventó InfoJobs; hoy tendría una información muy valiosa. No te digo nada si me hubiera molestado en catalogar cuántos de ellos eran aficionados a la fotografía (que sí me molesté en hacerlo), la de potenciales clientes Triópicos a los que podrías dirigirte (LOPD mediante)

    En resumen: Contactos a lo bestia = Sindrome de Diógenes
    Contactos clasificados = probable utilidad futura.
    Tecnología = herramienta auxiliar o cómo tener nuevos problemas.
    Ah, yo uso BCM de Outlook como única base de datos y veo la información en blackberry y Palm, jamás sincronizo en los dos sentidos, la entrada es sólo por Outlook.
    En cualquier Red Social profesional no comparto información, sólo acepto invitaciones y muestro un perfil bajo.
    En lo referente a información prefiero sindrome de Diógenes a Cloud computing.¿Me habré vuelto viejo? No, ya lo era de niño.

  12. yo también tenía un galimatías de mucho cuidado con los contactos de gmail, y no los ordené hasta que me compré un iphone y un mac (hackintoch para ser más específicos) y más que ordenar lo que hice fue detallar los contactos, ponerle fotos, notas sobre quien era, de que lo conocí, poner telefonos ya que sólo tenía emails en su mayoría, aún así el galimatías sigue cada vez que llega un email desconocido, pero ahora es un caos mejor ordenado gracias al iphone que actualizo en un plis los contactos.

    lo genial es que los contactos de gmail están sincronizados con el iphone y con la agenda de mac, si hago un cambio en el iphone, que es extremadamente rápido de hacer, se actualiza inmediatamente en la agenda de gmail y la de Mac e igual si lo hago desde gmail o en mac todas se actualizan.

    esto para mi fue un cambio radical, esté donde esté tengo la misma información actualizada.

    lo curioso es que con el iphone envio más emails que llamadas.

    Aún así en gmail tengo grupos “medios de comunicación”, “productoras” grupos que son necesarios dependiendo del trabajo y que aunque quieras pasar de ordenar esos me da a mi que si los tendrás ordenados (iphone aún no soporta grupos de gmail, un fallo para mi)

    sobre la gente que no quiere poner sus telefonos porque internet, ui internet, es el lobo, pues nada… que le haremos, a mi también me parece una actitud sin lógica, y a veces cuando he querido llamar a alguien que no tenía el teléfono me ha ido muy bien encontrarlo en facebook y cuando no lo encuentro es como un pequeño fastidio que no entiendes porque no lo ponen, bueno si, lo entiendes pero no sabes como hacerles entender que no tiene sentido.

    la sincronización perfecta sería que pudieras elegir sincronizar con facebook, linkedin etc, hay aplicaciones de iphone que lo permiten incluso la foto, pero sería mejor que google se lo trabajara y lo diera gratis como no ;) aún así pagar los 50€ de plaxo que comentan o donde sea, para mi es demasiado dinero.

    y para terminar de redondear no sólo hay miedo en poner telefonos en internet, también hay gente que no quiere dar ni su email, sólo puedes comunicarte por facebook, buf….

  13. Suelo utilizar Outlook en sus ultimas versiones, ya que la clasificación por grupos, la indexación por Xobni, la posibilidad de remover duplicados ahora (antes solo Palm), y la sincronización de favoritos no lo encontré igual.

    Por cierto que Outlook en Windows Mobile va de maravilla con Gmail.

    Sañutes

  14. Raul, Joan Planas, me parece que habéis dado con la solución para un problema de calado. Redes sociales y sincronización con smartphones. Así de “sencillo”, así de “potente”. no es la panacea universal, pero mejor que las listas desperdigadas por ficheros, papeles, agendas, dispositivos, sí que lo es.

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