Cómo hacer el seguimiento de tus finanzas personales

Calculadora

Lo comentaba ayer: para poder hacer una gestión de las finanzas personales (en vez de simplemente “dejarse llevar” y “a ver qué pasa”), es necesario tener un control muy completo sobre nuestra situación y evolución. Cuánto tenemos, cuánto debemos, cuánto nos deben, cuánto ganamos, cuánto gastamos… sólo si tenemos claro esto podremos empezar a hacer análisis en condiciones y tomar decisiones que nos permitan mejorar nuestra situación presente y futura. ¿Y cómo hacer este seguimiento? Con datos.

Tras unos primeros años de vida laboral en los que no presté mucha atención a este asunto (básicamente entraba más dinero del que salía, así que no me preocupaba), en 2002 se sucedieron un conjunto de circunstancias (empezar a hacer cuentas en común con mi mujer, valoración y compra de un coche, valoración y compra de un piso) que me llevaron a seguir un cierto control, para lo cual empecé (como muchos) con una hoja de cálculo.

El problema de la hoja de cálculo (aparte de haberla ido construyendo “sobre la marcha” y por lo tanto sin método) es que en realidad consistía en un resumen mes a mes de mi situación. Es decir, no era capaz de hacer un seguimiento de detalle, lo cual a posteriori es un incordio sobre todo cuando quieres profundizar. Así que empecé a utilizar un software específico. En mi caso fue el MS Money, aunque ahora hay cada vez más alternativas.

MS Money es un programa muy potente, pero a la vez un tanto intimidador al principio: tiene muchas opciones, un funcionamiento “contable” que es interesante conocer a priori… en definitiva, con una curva de aprendizaje lenta, conviene cacharrear bastante con él antes de poder extraerle todo el jugo. Y por otro lado es bastante exigente después: se basa en un sistema de registro transacción a transacción. Es decir, en ir anotando y categorizando todos y cada uno de los moviemientos financieros que vayamos teniendo. Esto nos permitirá después alcanzar niveles de análisis fabulosos, pero nos exige rigor y constancia para mantenerlo correctamente actualizado…

La cuestión es que si superamos esas dos barreras (el aprendizaje inicial y la exigencia de actualización posterior), este tipo de software es una herramienta fantástica tanto para hacer el seguimiento de nuestras finanzas, analizarlas y ayudarnos a tomar decisiones. Ahí van algunos consejos para extraerle el máximo rendimiento a este tipo de programas:

  • Antes de empezar, emplea tiempo en familiarizarte con el sistema de cuentas, la estructura de categorías y el funcionamiento general del programa. Lee los tutoriales, crea algunas cuentas y transacciones de prueba… todo esto ayudará a que cuando empieces con tus cuentas “de verdad” todo sea más sencillo y menos frustrante.
  • Adapta a priori el sistema a tus necesidades: crea las cuentas que vayas a necesitar, renombra y reorganiza las categorías para que se adapten a tus transacciones, ten en cuenta las posibles necesidades de adaptación a tu país (este tipo de software suele venir muy centrado en el mundo anglosajón)… todo esto facilitará que luego los análisis tengan más sentido. Siempre podrás ir haciendo ajustes sobre la marcha, pero cuanto más sólido sea el esquema al principio, mejor.
  • Siempre que puedas, realiza tus transacciones de forma que quede constancia de ellas: tarjetas de débito y crédito, banca electrónica… dejan un rastro que te facilitará luego el volcar las transacciones al sistema. Ya que lamentablemente no contamos con muchas entidades que permitan alimentar directamente al programa mediante conexión directa, al menos podremos introducir manualmente los extractos.
  • Actualiza con cierta frecuencia. La frecuencia es necesaria para llevar un control real sobre tus finanzas; de poco vale darte cuenta de algo al cabo de los meses, si requería una actuación más ágil. Si no lo haces con frecuencia, tendrás un bonito repositorio de información, pero de utilidad limitada.
  • Sé disciplinado en la actualización. Se trata de un trabajo esencialmente manual (aunque puedes automatizarlo en cierta medida a partir de la información que te dé tu banca electrónica) y da una cierta pereza; pero si lo dejas, el trabajo se acumula con lo cual la pereza es mayor y acabarás dejándolo.
  • Procura introducir inmediatamente (si es posible al día, mejor) las operaciones que hagas en metálico. Porque si lo dejas, acabas olvidando el detalle de las mismas, y al final simplemente acabas sabiendo que sacaste 40 euros y no sabes en qué te los has gastado. Y al final es mucho dinero sin controlar; haz las cuentas y lo verás.
  • Añade el máximo nivel de información a las transacciones. Asigna categorías con la mayor precisión posible, ya que eso te permitirá hacer un análisis mucho más granular a posteriori, e introduce notas de texto que ayuden a identificar la transacción; lo que hoy está fresco en tu memoria, dentro de dos años no recordarás de qué se trata.
  • Refleja las transacciones de la forma más fiel posible: desglosa la nómina para reflejar retenciones y contribuciones, desglosa las facturas con IVA si luego te lo puedes deducir, etc… de esta forma, los análisis posteriores serán más reales
  • Cada vez que detectes una operación recurrente (aunque no sea exacta), incorpórala a la lista de operaciones recurrentes. Te ayudará a planificar mejor, y a simplificar en parte el sistema de introducción de datos; éstas se introducen solas.
  • A la hora de planificar, procura disponer de una visión retrospectiva amplia para identificar elementos que por su estacionalidad puedan no estar presentes en el día a día. Y hacer una distinción clara entre operaciones corrientes y operaciones extraordinarias, que pueden distorsionar los análisis.

En fin, este tipo de herramientas es muy potente pero exige dedicación. Eso sí, una vez que se empieza a manejar con soltura nos permite hacer de todo. Personalmente he caido en la mayoría de los errores, pero poco a poco he ido mejorando en su uso; ¡y todavía me queda por extraerle todo el jugo!

Foto | Afroswede

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Raúl Hernández González

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26 comentarios en “Cómo hacer el seguimiento de tus finanzas personales

  1. Yo llevo utilizando desde el año 2004 Contahogar. Es un programa gratuíto que aunque seguro que no tiene tantas opciones como el M$Money a mi me va muy bien. Además se apoya en una bd access por lo que las copias de seguridad son muy sencillas y si me interesa puedo hacer consultas más complejas que las que permite la aplicación.
    En mi caso, voy apuntando las transacciones en metálico en un cuaderno y a fin de cada mes paso todo lo del cuaderno junto con los movimientos de la VISA y el banco al programa. Luego ya es cuestión de sacar un par de informes y gráficas y ver qué tal vamos y si ahorramos o no.

    Saludos, Iván.

  2. ¿No sería mejor llevar un programa de contabilidad y ya está? Así lo que aprendes tiene también una aplicación práctica fuera de la economía doméstica.

    Por otro lado, desde un punto de vista financiero, yo estoy seguro que la enorme mayoría de las personas que hacen una inversión, por ejemplo, mediante la compra de una vivienda, lo hacen a ojo, pensando que obtendrán unas rentabilidades que seguramente, bien analizado, no será así.

    Un pequeño empresario me dijo el otro día que, ahora que se ha jubilado, gana más dinero alquilando la nave que lo que ganaba cuando la trabajaba él. Es decir, no tenía comparadas las rentabilidades de las diferentes opciones, con lo cual resulta que trabajaba más y ganaba menos. En resumen, nos preocupamos de los números menos de lo que debiéramos.

  3. En la era web 2.0 parece mentira que, como consultor que eres, no conozcas Moneytrackin.com. Aunque necesita algo pulirse, lo cierto es que llevo un par de meses trabajando con ella y, además de estar en castellano, te da la información que necesitas (siempre que no tengas inversiones en derivados, opciones y futuros… je, je).
    Un abrazo.

  4. Gracias por los consejos, llevo tiempo pensando en llevar las finanzas personales de una forma “más profesional” que la hoja de cáculo cutre que uso actualmente.

    En mi caso prefiero usar aplicaciones libres y bajo GNU/Linux por lo que echaré un vistazo a las que ha recomendado Enrique (gracias).

    amalgamadeletras, en cuanto a lo de moneytracking, me hice una cuenta cuando salió para probarla, pero sucede como en todo servicio web, ¿qué valor damos a los datos que vamos a almacenar en ese servicio? Ya sé que hoy en día tenemos casi toda nuestra información en Internet, pero… las finanzas son una de las cosas que todavía no me convence tener por “ahí”. El otro servicio con el que me pasa lo mismo son los gestores de contraseñas “online”.

    Un saludo

  5. La verdad es que con lo del moneytracking… es la típica aplicación que no he sentido necesidad de utilizar: ya tengo una que resuelve mis problemas estupendamente. ¿Para qué cambiar? Cuando leí sobre ella (no la he probado) pensé… vale, un Money 2.0… ¿y qué le aporta el 2.0?

    Félix, la verdad es que nunca me he sentido nada tentado a utilizar un programa de contabilidad “seria”. Más allá de lo que me enseñaron en la universidad, nunca he estado familiarizado con ese tipo de software. Y además creo que en las finanzas personales tiene un impacto importante también el detalle de los bancos con los que trabajas, las distintas cuentas bancarias que tienes… por no hablar de las complejidades derivadas de los criterios de imputación… en fin, un poco “matar moscas a cañonazos”.

    Gracias a todos por las alternativas de software!

  6. excelente tus palabras para hablar del msmoney, me recordaste viejos tiempos que lo usé de modo amateur para llevar las finanzas de un negocio… terminads convieriéndote en su esclavo! pero sin duda que es eficaz. Un abrazo.

  7. Excelente post :D yo estoy en la fase del excel
    He intentado en alguna ocasión dar el salto a algún programa de contabilidad, pero no he sido capaz, me perdía con tanta cuenta :S
    Volveré a intentarlo animado por tus consejos jeje

  8. Hola Raúl,

    Moneytrackin’ tiene diferencias y algunas ventajas respecto a MS Money o una simple hoja de cálculo, te comento las más obvias:

    – Al ser online te permite llevar/entrar/consultar tus cuentas desde cualquier ordenador con conexión a internet (o desde teléfonos móviles, pdas… has visto nuestra aplicación nativa de iphone? permite entrar/ver gastos al momento y desde donde quiera que estés, está teniendo mucho éxito en USA)

    – También permite compartir cuentas con otra gente, por ejemplo tener una cuenta conjunta con tu mujer usando cada uno con su propio usuario. Otra aplicación posible es por ejemplo que el tesorero de un club de fútbol de barrio de acceso sólo lectura a todos los miembros de la junta, así éstos podrían consultar las cuentas en todo momento.

    Y en cuanto a “qué le aporta el 2.0”, pues estamos arrancando un sistema de ayudas donde la comunidad de usuarios crea y comparte consejos sobre por ejemplo cómo ahorrar en gasolina o en comida. Todos aquellos consejos que te puedan ser de ayuda te son sugeridos en tu contabilidad personal siempre de forma no obstrusiva. No subestimes el poder de las masas ;-)

    De todos modos coincido plenamente contigo en una cosa, que cuesta mucho cambiar cuando se está usando una aplicación que va estupendamente. Nosotros seguiremos mejorando día tras día para intentar dar ‘ése empujoncito’ y conseguir que la gente se cambie a moneytrackin’.

    Por último tan sólo te pediría que nos dieras una oportunidad y probaras la aplicación, desde luego el feedback de un usuario actual de MS Money nos sería de mucha ayuda.

    Albert

  9. Albert, gracias por pasarte por aquí. La verdad es que las ventajas que planteas sí, supongo que son ventajas, pero no para mí (y sospecho que tampoco para mucha gente en situaciones similares): llevar las cuentas no es algo que hagas todos los días (vamos, que puedes esperar a hacerlo en tu ordenador tranquilamente), y lo de compartir tampoco creo que sea una funcionalidad de lo más habitual (¿hay mucha gente que comparta información financiera?). Y luego está el miedo inherente a que “mis dineros” anden por ahí en la red, en vez de en mi bonito disco duro…

    En cuanto al sistema de ayudas… si funcionan automáticamente “espiando” (de alguna manera) mis cuentas (o las de los demás: “fulanito hizo esto y consiguió una mejora del x%), me da dos miedos: uno, el directamente derivado de que “el sistema” nos conozca demasiado bien… y otro, la necesidad de afinar mucho el sistema para que dé consejos pertinentes. Y si funciona sin relación a mis cuentas (y más como un “wisdom of crowds” en función de las aportaciones voluntarias de los usuarios)… no dejaría de ser un foro como otro cualquiera.

    En fin, que lamento decir que hoy por hoy no me tienta el cambio, la verdad.

  10. Yo sí he probado moneytrakin y tampoco me termina de convencer. Lo que más me gusta es que puedes etiquetar todas las trasacciones de tal forma que puedes poner “coche” “seguro” “audi”. Luego puedes buscar todos los gastos del audi, sólo del seguro,… vamos, todas las ventajas de las etiquetas.
    Sin embargo, hay una cosa que no me gusta nada y es que luego no puedes buscar una etiqueta en todas las cuentas. Tan díficil de entender es que quiera buscar la etiqueta “nómina” en la cuenta mía y en la de mi mujer?. He escrito al equipo de desarrollo y la última vez que probé todavía no estaba implementado y no creo que lo vaya a estar de momento. Si así fuera intentaría darle una oportunidad. No sé, debo ser raro y nadie más quiere esa funcionalidad.

    Saludos, Iván.

  11. ¿que version del Money utilizas? yo utilice la 99 una temporada, ahora que lo quiero retomar me estoy planteando si existen versiones posteriores en castellano.

  12. Joserra, estoy usando la del 2004, aunque en versión en inglés. No sé si existirán algunas en castellano o, más importante todavía, adaptadas al sistema (sobre todo fiscal) español…

  13. No es por tirarme flores, pero mi hoja excel me permite realizar análisis históricos, proyecciones de futuro y a una relación coste – beneficio bastante maja. Entiendo por coste el tiempo para actualizarlo todo. Tu tiempo vale dinero y si “lo pierdes” en costosas y constantes actualizaciones de MSMoney se acaba comiendo el ahorro.

    Y eso que yo soy de los que miden todo…

  14. estimados yo uso la version 99 del money, pero no he podido activar la aplicacion del iva si algunos de ustedes me podria ayudar genial.

  15. para mi es dañino estar frente a la computadora mas delo debido, como ahora para encontrar este consejo. es por eso que prefiero el cuadernito y la birome toda la vida…mis ojos estan un desastre…saludos

  16. Hola,
    Soy usuario de Money 2006 (y empezé con Money 95 cuando estaba en castellano!!). Es cierto que es un poco intimidante pero manejo mis gastos, mis finanzas (bajando datos de bancos en .ofx o en .csv). Es una pequeña maravilla (única pifia, diferencia estrictamente ingreso de egreso, y a veces a uno le devuelve una platita!!!).
    Un programa que no uso actualmente pero que compré y espero que mejore es el Acemoney…. aparte de los informes (que tienen que mejorar), no hay nada mas agradable y facil. Por ende, AceMoney promete para más adelante!

    Pero siempre (siempre!!!) habrá necesidad de analizar más a fondo los datos y no hay mejor que Excel para eso. Money pasa todo a Excel si uno quiere, y con las tablas dinámicas, etc… es un placer!!!!
    Como Money no va a seguir, Quicken (Intuit) es muy muy bueno tambien, y sigue el mismo espiritu.

    Si alguién tiene una buena hoja de Excel, que la recomiende, o si conoce una planilla (incluso pagada) que puede trabajarse en Excel, por favor, que la avise acá!!!
    Un Abrazo
    Thomas

  17. Se me olvidó….
    Manejo un colegio completo con Money 2006…. y mis datos coinciden perfectamente con la contabiliad normal aunque uso mis propias categorias. Es muy práctico visto lo sencillo del ingreso de datos en Money versus los ingresos de datos en un sistema contable!!!
    Mi contador está feliz, el gerente también y yo controlo todo sin esfuerzo!
    Re abrazo
    Thomas

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