Cuando tienes que enviar un archivo… y no puedes

Tengo un cliente para el que estoy trabajando. Parte del resultado del trabajo es un documento powerpoint de casi 500 p�ginas. 18 megabytes de documento, oiga. El hecho es que hay que envi�rselo urgentemente…. y no se puede.

Para empezar, mi programa de correo me dice que no puedo enviar m�s de 10 Mb. Mmmm… busco la alternativa de Gmail, que queda menos “corporativo” pero puedo salvar el expediente… pero tampoco, 10 Mb. es el l�mite. Llamo al soporte t�cnico para explicarles el problema y que me den una soluci�n: “no es posible enviar correos de m�s de 10 Mb.”. No, si eso ya lo sab�a, lo que buscaba era que me dierais una soluci�n… porque es que, sabes, el cliente necesita YA ese documento, y a �l se la soplan nuestras pol�ticas de uso de email… pero claro, eso al chico que atiende el tel�fono le da igual.

Me ha pasado ya m�s veces, que en vez de estar los departamentos de soporte para dar soporte al ritmo del negocio, tenemos que adaptarnos los dem�s al ritmo de ellos. No me cabe en la cabeza.

Me planteo partir el archivo con “Hacha”, un software que trocea y luego repone cualquier archivo en un pis-pas. Pero claro, entonces hay que explicarle al cliente qu� es eso, asumir que va a saber reconstituir el archivo… no ha lugar.

Decido hacer varios archivos powerpoint, en cada uno de ellos meter parte de las slides, y que el cliente las una. Es una soluci�n “cutre”, pero al menos lo conseguir� enviar…

Y resulta que me devuelve el primer email, diciendo que “el buz�n de correo al que est� enviando est� lleno o el correo supera la capacidad permitida por el recipiente”. Tanto esfuerzo para nada.

(Actualizaci�n: que se me ha olvidado contar esta parte!). Mi mujer (ingeniera inform�tica ella) me di� la idea de buscar un espacio web, subir el archivo y enviar el link para que el cliente lo descargase. Prob� en telefonica.net (mis proveedores de ADSL) pero tardaban 24 horas en habilitar el espacio web. Intent� con geocities (donde tengo espacio desde hace siglos) pero tiene un espacio limitado a 15 Mb.

Soluci�n: me he grabado el archivo en un pendrive y me he ido yo, con mi pendrive, al cliente a darle el archivo. Soluci�n pedalera donde las haya. Afortunadamente, este cliente en concreto est� a 25 minutos de mi oficina. �Qu� hubiera pasado si estuviera en Barcelona, La Coru�a, Bilbao…? Eso s�, el tiempo empleado en intentar hallar una soluci�n, en el paseo y dem�s, ha tirado por tierra todas las eficiencias que supuestamente se derivar�n de la aplicaci�n de pol�ticas estrictas de gesti�n de email.

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Raúl Hernández González

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0 comentarios en “Cuando tienes que enviar un archivo… y no puedes

  1. Te sugiero que busques un servidor donde puedas “colgar” el documento y desde donde lo puedan descargar tus clientes (con previa identificaci�n mejor)utilizando un web browser.
    En el e-mail a tu cliente s�lo mandas el link a la URL donde est� el documento y las instrucciones (el usuario contrase�a para la descarga deber�a ir en otro e-mail o mejor a�n dec�rselo por tel�fono).

  2. tic616, me has recordado que entre las alternativas que prob� tambi�n estaba �sta. Pero claro, con las prisas fui a lo que m�s cerca ten�a (telefonica.net, geocities) que probablemente no sean la mejor opci�n.

    Alfredo, no conoc�a esto de yousendit. Parece una muy buena opci�

  3. Cuando me ocurri� ese mismo caso, comprim� el archivo con WinZIP y como ni as� llegaba use otro programa parecido a el hacha, que se llama winsplit y que genera tambi�n un peque�o archivo para reconstruir el archivo troceado.

    Pero la soluci�n que buscastes al final, no me parece tan mala. Nada puede sustituir al contacto personal y no hay porque desperdiciar ninguna ocasi�n para ello.

  4. ���500 p�ginas y s�lo es parte del trabajo!!! Eso tiene m�rito. Sobre todo leerselo.

    Siempre pod�as haber grabado un CD y enviarlo por mensajero. Tampoco es �ptimo, pero seguro que m�s barato que ir t�

  5. Despotricas en varias ocasiones contra el departamento de inform�tica de tu empresa pero, casualmente, Gmail tambien tiene un l�mite de 10 MB para adjuntos y te aseguro que muchos otros servicios tambien. Esta es una capacidad bastante est�ndar. El problema es que aunque las politicas de tu empresa fuesen m�s “flexibles” y te permitiesen enviar 100 MB los intermediarios que van a hacer llegar tu mensaje (MTAs) van a devolvertelo.
    El protocolo que usa el e-mail no es la forma m�s correcta de enviar semejante capacidad de informaci�n. La solucion �ptima, como te ha comentado otra gente, es utilizar servicios como yousendit.com o espacios web.
    Yo tambien soy consultor, pero ahi que tener cuidado siendo ligera a la hora de administrar las culpas.

  6. En alguna empresa que conozco hay un sistema que se llama File Transfer Noseque. Nunca lo he usado, pero creo que se trata de que subes un archivo a una web y se te proporciona un enlace para descarga que dura varios d�as (tras ese tiempo el archivo se elimina autom�ticamente). �No tendr� tu empresa alg�n sistema de este tipo?
    Aunque estoy de acuerdo con alg�n comentario anterior en que no es razonable querer utilizar el correo electr�nico para transferencias de este volumen, tambi�n creo que en tu empresa deber�an tener alg�n mecanismo para estas ocasiones…

  7. A mi se me ha planteado ese problema en m�s de una ocasi�n y la soluci�n fue mucho m�s sencilla: cuento.

    Por ah� por la red existen probramitas que “rompen” un archivo en muchos otros m�s peque�itos; incluso usando directamente en WinZip o similar. De hecho creo que WinZip dispone de esta funcionalidad…

    La soluci�n pasa por coger algo “gordo” y dejarlo en cachitos que puedes mandar a raz�n de uno o dos por mail (para recomponerlos posteriormente) sin necesidad de cargar sistemas.

    — zokete, que soy un zokete

  8. Bueno, est� claro que hay opciones. La de llevarlo en persona la he escogido porque me pilla razonablemente cerca, pero hubiese sido inviable en otros casos…

    Oscarm, lo que tendr� m�rito es que alguien se lo lea. Pero puedo prometer y prometo que no es culpa m�a…

    Ruisan, puedo entender que los sistemas sean as�. De hecho, me ha pasado que cuando he conseguido enviar parte del archivo, el receptor no lo ha admitido. De lo que me quejo es de que el departamento de sistemas no me ofrece ninguna alternativa. Da la casualidad de que yo soy m�s o menos “tecnol�gicamente avanzado” y me he buscado mis soluciones, pero no todo el mundo es igual. Y no me parece de recibo que te digan, simplemente, “pues no se puede hacer nada”. Algo se podr� o se tendr� que hacer, porque el cliente (que es quien paga mi sueldo y el suyo) quiere ese documento, y no hay m�s que hablar.

    Zokete, la opci�n de partir el archivo se me pas� por la cabeza. Pero por lo mismo que le dec�a a Ruisan, que no todo el mundo est� igual de familiarizado con las tecnolog�as, no puedo asumir como proveedor que el cliente va a comprender y va a saber gestionar el documento partido. Se lo tengo que dar mascadito. Por eso lo desech�

  9. Ok, hay tienes raz�n. Estaba con la gorra de t�cnico y he respondido desde su punto de vista, pero esta claro que el departamento de sistemas deber�a proporcionarte soluciones, no m�s problemas.
    Desde un punto de vista meramente t�cnico y sin imaginaci�n, su respuesta es correcta: No se “deben” mandar + de 10 MB por correo. La pregunta es: ese es todo su trabajo?

  10. Este es el eterno problema que se plantea con mucha frecuencia, hasta donde debe llegar el departamento de sistemas. A veces se le exige a sistemas que resuelva problemas que le superan y me refiero a que quiz� la organizaci�n deber�a tener procedimientos para estos casos. “Cuando no se pueda enviar un correo electr�nico porque tiene un peso superior a X se har� un CD y se enviar� por mensajero” o la soluci�n que la organizaci�n le parezca m�s correcta.
    Por ejemplo ahora que a ti te ha pasado este incidente �Qu� vas hacer para que no vuelva a pasar? Seguir pensando que era el departamento de sistemas el que te ten�a que haber resuelto este problema o plantearselo como sugerencia la creaci�n de este procedimiento de organizaci�n.

    Raz�n por la c�al siempre creo que falta esa figura que trate de cubrir todo el vacio cuando la tecnolog�a no puede mediante otros procedimientos; pero proponer estas alternativas son funci�n de otro rol.

    Es una cuesti�n muy interesante.

    blcglz

  11. YouSendIt, no lo conoc�a, me gusta el concepto y parece una buena soluci�n, pero quiz� para aplicaciones no profesionales.

    Tengo mis reservas sobre si es una soluci�n adecuada para enviar informaci�n que en principio, como resultado de un proyecto, deber�a ser confidencial. Yo si fuera tu cliente no me gustar�a que tu/mi informe circulase por Internet libremente.

    Soluci�n barata (2,95$ por mes):
    En http://briefcase.yahoo.com/ puedes guardar hasta 30 Mb, con uploads de hasta 15 Mb y t� controlas quien puede entrar. La pega es que remitente y destinatario deben registrarse en Yahoo.com (aunque se me ocurre que podr�as crear un espacio/usuario para cada proyecto que hagas y repartir la contrase�a entre todos los participante del mismo).
    �Alguien m�s conoce soluciones para compartir archivos grandes?

  12. Hola a todos,

    Digo yo, �por qu� no tiene tu empresa de consultor�a un sistema de gesti�n documental donde (v�a web) puedas colgar archivos y dejarlos accesibles con un simple URL?

    Personalmente, me parece tan pedestre moverse f�sicamente con el archivo como intentar endosar como adjunto semejantes archivos.

    Por supuesto, un “documento powerpoint de casi 500 p�ginas” ya merece menci�n aparte. A m� me provocar�a un s�ncope pero, claro, seguramente me falta entrenamiento.

    Saludos, Jer�nimo

    P.D. Por curiosidad, �el tiempo dedicado al paseo se le factura al cliente o es una cortes�a de la empresa?

  13. Hombre, Jer�nimo. El otro d�a me acordaba de t�, y del tiempo que hac�a que no ve�a uno de tus comentarios “de contraste” (por decirlo as�, supongo que me explico).

    Lo de por qu� no tenemos un sistema as�… pues ahora que lo dices… se supone que s� que lo hay, pero las pruebas que estoy haciendo dan como resultado un “P�gina no encontrada”. La verdad es que no hab�a ni pensado en ello, ni me he molestado en profundizar en su funcionamiento.

    En cuanto a las horas de paseo… no las facturaremos directamente… pero seguro que encontramos una forma creativa de cobrarlas :P

    Del documento powerpoint, insisto: no es culpa m�a, lo juro.

  14. Saludos An�nimo,

    Hac�a tiempo que no comentaba pero sigo ley�ndote. Simplemente no hab�a encontrado nada motivante hasta el post de hoy. No obstante, se agradece que me tengas en tus pensamientos.

    Tambi�n me alegra ver que has aprovechado para comprobar si existe semejante sistema en tu empresa. Aprovecho para se�alarte que a la vista del 404 que parece darte puedes insistirle de nuevo al servicio de soporte t�cnico y ahora con algo de mucha m�s enjundia (y que s� es culpa suya ;-)

    En cuanto a la facturaci�n del paseo, sab�a que no me defraudar�as y encontrar�as una forma de carg�rselo al contratante que, despu�s de todo, se lo merece porque si el tama�o del documento es consecuencia suya y no vuestra manifiesta fuertes tendencias sadomasoquistas.

    Saludos, Jer�nimo

  15. �Nunca has o�do el viejo dicho?

    “Nunca subestimes el ancho de banda de una furgoneta cargada de cintas a toda velocidad por la autopista”

  16. Me cuesta creer que una consultora multinacional no tenga soluciones para eso. Un peque�o sistema web o �un simple FTP! solucionar�a el problema, ahora que se pueden manejar desde cualquier navegador como una web cualquiera.
    Nosotros en la empresa tenemos soluciones de esas, parece que hay m�s mercado del que cre�amos.

  17. Hola a todos,

    No, si al final tendr� que crear un blog propio tan s�lo para evitar que alg�n desaprensivo se apropie de mi alias.

    Ciertamente no me gusta el anglicismo slide aunque tampoco es que me encante diapositiva, �transparencia quiz�s? No lo s�, supongo que la RAE deber�a pronunciarse al respecto (y supongo introducir� en el castellano “eslaid”).

    Amigo Pseudo Jer�nimo, por favor, b�scate un nick propio.

    Saludos, Jer�nimo

  18. Muy interesante alguna de las soluciones aportadas.

    Por si a alguien le resulta �til: Xasamail (www.xasamail.com) permite enviar hasta 15 Mb y proporciona 4000 Mb de espacio (o eso dicen).

    Tambi�n, como curiosidad: http://www.30gigs.com; creo que es el que mayor espacio proporciona aunque los env�os los limita a 2 Mb. A m� no me inspira mucha confianza. Tengo invitaciones; si alguien est� interesado que contacte.

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