Sistema de gesti�n documental

Un sistema de gesti�n documental puede parecer algo muy bueno y muy l�gico: cojamos todos los documentos que tenemos en nuestros discos duros y centralic�moslos en un sistema que los guarda, que hace copias de seguridad, que te gestiona versiones de un mismo documento, que gestiona la concurrencia de acceso a un documento, que guarda un hist�rico de todas las acciones realizadas en ellos, en el que cualquier persona de la empresa puede buscar… vamos, la soluci�n a todos nuestros problemas documentales y el primer paso hacia el “paper-less office”.

Uno, claro, est� acostumbrado a trabajar con disco duro y, como mucho, disco compartido en red… ah� el riesgo es mayor, claro. �Y si se te estropea el ordenador y no has hecho copia de seguridad? �Y si te vas de la empresa y no dejas tus archivos al resto? �Y si tu forma de organizar archivos es ca�tica? En definitiva, se requiere m�s responsabilidad propia sobre los documentos que se manejan.

Pero el Sistema de Gesti�n Documental se responsabiliza por t�. �l se queda con tus documentos, t� tranquilo. Y si te vas de la oficina (a un cliente, por ejemplo) tienes que pedirle que te los “preste”, por favor. Pero… �ay de t� como resulte que en el cliente necesites algo que no hayas pedido previamente! Impotente, tu �nica soluci�n es irte a la oficina a suplicarle a tu sistema que te deje esos archivos…

Ah, y cuando pensabas que se los hab�as pedido, resulta que te acercas a la oficina para imprimirlos y �l va y decide, por s� mismo, que ya se los puede quedar otra vez. Sin decirte nada. Y llega el domingo, te vas a poner a currar en tu casa (que maldita la gracia que te hace, pero bueno) y resulta que el “#**&%#” del Sistema se ha quedado con tus documentos. Conclusi�n, madrugar m�s todav�a para, antes de ir al cliente, pasarte por la oficina a recuperar tus documentos y as� poder trabajar con ellos.

Y eso, claro, suponiendo que funciona bien. Porque, �qu� pasa cuando se cae temporalmente la red de la empresa? �O si te empieza a decir que no, que no te deja grabar el documento como versi�n? �O que “t� no tienes privilegios para ejecutar esa acci�n”? Por no ponerte a pensar (un suponer tonto) que se te quema el edificio…

La man�a que tienen algunas empresas con poner piedrecitas en el trabajo de sus empleados, oye.

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Raúl Hernández González

Soy Raúl, el autor desde 2004 de este blog sobre desarrollo personal y profesional. ¿Te ha resultado interesante el artículo? Explora una selección con lo mejor que he publicado en estos años.

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0 comentarios en “Sistema de gesti�n documental

  1. Yabu, momentos frustrantes donde los haya. Al final reviento contra el sistema, cuando al final es culpa m�a por no andar con cuidado…

    Martin, no me he debido explicar bien: �ste tambi�n te deja trabajar en local sin servidor, lo que pasa es que la gesti�n de “d�nde est� el documento” es a veces demasiado autom�tica…

    tic616, el nombre del sistema… no s� muy bien, porque entre el nombre del “proyecto interno” que lo lanz�, el mote que le pusimos, las distintas aplicaciones que tiene… en fin, dir�a que es Interwoven.

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